CHEF DE SERVICE DES ASSEMBLEES ET DU SECRETARIAT GENERAL

Détails de l'offre

Famille de métiers

Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives

Grade(s) recherché(s)

Rédacteur principal de 1ère classe
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint administratif

Métier(s)

Ouvert aux contractuels

Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ( Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique )
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.

Temps de travail

Temps complet

Management

Oui

Descriptif de l'emploi

Missions principales

- Assurer le management du service « Secrétariat Général » (30 %) composé de deux agents et qui a pour missions :

o Accueil physique et téléphonique de la Direction Générale,
o Courrier (vaguemestre, enregistrement),
o Référent technique « Post-Office »
o Assistance au DGS et au directeur du Pôle « Services à la population » : gestion des agendas, planification des réunions, courriers
o Assistante à la contrôleuse de gestion sur un traitement de premier niveau des dossiers d’assurance, et pour des missions de secrétariat de type publipostage,
o Fonctionnement « logistique » du bâtiment A de l’hôtel de ville.

Missions / conditions d'exercice

- Assurer le secrétariat des assemblées (60 %)
o Consolidation de la note de synthèse pour le Conseil municipal,
o Convocation des séances,
o Secrétariat des séances,
o Finalisation des délibérations,
o Transmission au contrôle de légalité,
o Diffusion des délibérations et procès-verbaux
o Traitement des décisions de Monsieur le Maire : de la rédaction à la transmission au contrôle de légalité.

Les missions liées au secrétariat des assemblées devront pouvoir être assumées par l’assistante du service.

- Autres (10 %)
o Participer au Codir et en établir le compte-rendu
o Etablir les plannings des astreintes administratives

Profils recherchés

Qualifications ou diplômes souhaité : niveau III

Compétences, qualités requises :
- Polyvalence, réactivité, adaptabilité
- Capacités managériales
- Organisation et anticipation
- Discrétion absolue
- Disponibilité
- Sens du service public
- Maîtrise de l’outil informatique
- Rigueur, méthodique
- Très bonne orthographe
- Autonomie