Assistant(e) de direction

Job Description

L’Etablissement Public Départemental Blanche de Fontarce est un établissement public social et médico-social exerçant ses activités dans le département de l’Indre.

L’Etablissement intervient dans le champ de la protection de l’enfance, du handicap et des personnes âgées.

L’Etablissement se compose de 9 établissements sur trois sites distincts et emploie environ 200 agents. Le pôle support administratif et logistique est situé à Châteauroux.

Les missions principales de l'assistant(e) de direction seront les suivantes :

• Assurer l'accueil physique des visiteurs et la gestion du standard téléphonique.
• Gérer le courrier entrant et sortant ainsi que la boîte mail générique de l'établissement.
• Rédiger et mettre en forme les courriers, notes de service et notes d'information.
• Assurer la gestion de l'agenda de la Direction et l'organisation des rendez-vous.
• Coordonner les réservations des salles de réunion et le suivi logistique des réunions.
• Participer à l'organisation et au suivi des instances de gouvernance (Conseil d'Administration, CSE, CODIR, CODIR élargi) : préparation des réunions, prise de notes, rédaction et diffusion des comptes rendus, suivi administratif et archivage.
• Rédiger et assurer le suivi des délibérations et des procédures administratives réglementaires.
• Participer aux démarches qualité et à la gestion documentaire de l'établissement.
• Assurer la relecture, la mise en forme et le suivi des procédures et protocoles institutionnels.
• Apporter un support administratif et organisationnel aux projets institutionnels et outils numériques.
• Assurer la numérisation, le classement et l'archivage des documents administratifs.
• Gérer les régies d'avances et de recettes en qualité de régisseur principal.
• Assurer le suivi administratif des dossiers de sinistres, contentieux et contraventions.
• Élaborer et diffuser les supports de communication interne, notamment la lettre mensuelle d'information.
• Gérer les listes de diffusion et les adresses électroniques de l'établissement.
• Mettre à jour les outils de pilotage institutionnels (organigramme, planning des astreintes, tableaux de suivi).
• Participer à l'organisation des événements institutionnels et manifestations de l'établissement.

Excellentes capacités rédactionnelles et de synthèse.

Maîtrise des outils bureautiques et numériques.

Connaissance des techniques de secrétariat et de gestion administrative.

Sens de l'organisation, rigueur et discrétion professionnelle.

Capacité à gérer plusieurs dossiers simultanément et à respecter les délais.

Aisance relationnelle et sens du service.

Aptitude à travailler en autonomie et en collaboration avec différents interlocuteurs.

Maîtrise de la prise de notes et de la rédaction de comptes rendus.