Assistant de direction du Pôle opération navale (H/F)

Date de clôture de réception de candidatures : 28/08/2026 Qui sommes-nous ? Au 1er janvier 2018, le Ministère de l'Enseignement Supérieur et de la Recherche a confié à l'IFREMER la gestion de la Flotte Océanographique Française (FOF). Cette très grande infrastructure de recherche (IR*), l'une des plus grandes en France, offre à l'ensemble de la communauté scientifique institutionnelle nationale (CNRS, IRD, MNHN, IPGP, RUM, etc…) les moyens d'accéder en mer réaliser tout type d'opération océanographique, de la surveillance d'espèces halieutiques à la géologie abyssale. A cet effet, la Direction de la Flotte Océanographique (DFO) a en charge le développement des technologies nouvelles et le déploiement des moyens navals permettant de réaliser ces missions scientifiques. Au sein de la DFO, le Pôle Opérations Navales (PON) a plus spécifiquement pour mission le déploiement opérationnel de la Flotte. Il instruit, définit et met en œuvre la programmation de la Flotte Océanographique Française (FOF) au service des diverses communautés utilisatrices. Il assure en outre le pilotage des structures en charge de l'armement de l'ensemble des navires de la Flotte (notamment sa filiale Genavir). Il exerce ses activités au bénéfice de l'ensemble des communautés d'utilisateurs français. Au sein de la Direction de Flotte Océanographique (DFO) et du Pôle Opération Navale (PON), et en appui étroit de ces objectifs, vous serez rattaché hiérarchiquement au responsable du Pôle (DFO/PON). Quelle sera votre mission ? Le Pôle Opérations Navales (PON) est véritablement le « cœur du réacteur » qui donne vie à l'IR*. Il déploie les moyens navals et assure le rayonnement de la FOF tout en se portant garant de la poursuite des objectifs auprès de la communauté scientifique nationale, au-delà du périmètre de l'IFREMER. Au sein d'une équipe de 8 personnes, dont 5 chargés d'opérations et en binôme avec un deuxième assistant, vous êtes en appui quotidien des objectifs portés par le service. Véritable interlocuteur incontournable de la communauté scientifique avec pour objectif d'instruire en détail l'expression des besoins scientifiques, et de mettre les moyens navals en adéquation avec les objectifs opérationnels, vous soutenez les chargés d'opérations en facilitant l'organisation et les démarches du service. Pour ce faire, et en complémentarité du deuxième assistant, il vous est confié un panel de tâches qui vont de l'assistanat (appui aux réunions) jusqu'à la gestion d'un périmètre en autonomie (collecte de livrables, alimentation d'indicateurs) pour l'ensemble de l'IR*. La pluralité des tâches assurées par le service s'appuie sur une complémentarité et une résilience tenant au bon fonctionnement du binôme des assistants. Quelles seront vos activités ? - Secrétariat du responsable du Pôle A ce titre, vous gérez l'agenda et les missions du responsable, vous anticipez les échéances dans la préparation de dossiers ou l'organisation de réunions internes (Réunions mensuelles, Comité de Suivi du Contrat avec Genavir, Comité de Suivi Marine-IFREMER …). Vous organisez les réunions de service, vous assurez la mise à jour et le suivi des relevés de décisions et tableaux d'actions. Vous assurez la gestion d'événements, et les déplacements du responsable dans les différentes représentations du service. - Assistanat du Pôle En soutien à l'activité des chargés d'opérations, vous organisez les réunions d'échanges spécifiques et de débriefing, vous assurez la prise de note et la rédaction d'un CR proposé au chargé d'opération. Enfin, avec le second assistant, nous assurer l'établissement des missions des chargés d'opérations. - Suivi des missions réalisées Dans le cadre de vos tâches en gestion autonome, vous assurez un suivi quotidien des documents générés tout au long de la réalisation des missions sur chaque navire, qu'il s'agisse de production technique de nos armateurs, ou de formulaires appréciatifs des missions réalisées. Chaque document fait l'objet d'une diffusion et d'un archivage afin d'assurer la traçabilité de notre activité. Vous êtes en contact régulier avec nos interlocuteurs étatiques (tableau de suivi des instructions diplomatiques) et scientifiques (collecte des Preliminary Cruise Reports et suivi des transmission obligatoires). Vous consignez dans un document de référence les éléments issus des missions réalisées à des fins d'indicateurs du rayonnement de l'IR* FOF. Enfin, vous assurer à tour de rôle avec le deuxième assistant le secrétariat de la Commission Nationale pour la Flotte Côtière (CNFC) qui assure l'évaluation des demandes de campagnes et des valorisations de ces dernières, deux fois par an. Avec qui travaillerez-vous ?

• En interne : Chargés d'opérations, responsable du Pôle, Direction de la Flotte, Direction du Centre, Direction Générale, communauté scientifique
• En externe : GENAVIR, divers interlocuteurs extérieurs (scientifiques, institutionnels, étatiques…)

Comment se déroulera votre activité ?

• Nos collaborateurs bénéficient de 12 RTT et congés supra légaux.
• Nous avons un accord de télétravail (à partir de 8 mois d'ancienneté).
• Nous avons une politique d'incitation à la mobilité douce : forfait mobilité durable.
• Nous sommes engagés dans une politique RSE inspirée de nos raisons d'être.

Comment postuler ? - Merci de joindre votre CV et votre lettre de motivation, en un seul document pdf. Quelles sont les prochaines étapes ?

• Date limite de dépôt des candidatures : 28/08/2026
• Étude des candidatures
• Échange téléphonique de préqualification
• Entretien, lors d'une commission de recrutement, avec plusieurs interlocuteurs.
• Validation du dossier par le directeur de la Flotte

Qui êtes-vous ? De formation assistanat de direction, vous avez une expérience réussie dans la gestion d'un secrétariat de direction. Vous avez assumé cette fonction dans une entreprise privée ou dans un établissement de la sphère publique. Une connaissance et une relative fluidité dans la pratique de l'anglais est souhaitée Vous avez les compétences, connaissances et expériences suivantes :

• Expérience de la gestion d'un secrétariat de direction
• Maitrise des outils de rédaction, planification
• Capacité rédactionnelle
• Compétence en mise à jour de site web
• Bonne maîtrise de la langue anglaise (lu, écrit, parlé)

Vous avez les qualités suivantes :

• Résilience et adaptabilité aux aléas opérationnels
• Autonomie et capacité d'initiative
• Sens des priorités
• Sens des responsabilités
• Rigueur organisationnelle
• Sens du relationnel avec un public varié, de l'accompagnement, d'assertivité