Approvisionneur

Détails de l'offre

Famille de métiers

Affaires juridiques > Modes de gestion et commande publique

Grade(s) recherché(s)

Rédacteur principal de 1ère classe

Métier(s)

Ouvert aux contractuels

Poste à pourvoir prioritairement par voie statutaire

Temps de travail

Temps complet

Descriptif de l'emploi

Au sein de la Direction Générale Adjointe en charge des Ressources, la Direction des Moyens Généraux inscrit son action quotidienne dans un projet de direction construit autour de 3 axes : Prendre soin / Faire équipe / Savoir adapter son action.

Elle évolue afin d’améliorer de manière continue le service rendu aux services départementaux, de simplifier ses règles de gestion et de jouer pleinement son rôle d’appui et d’accompagnement de l’ensemble des collaborateurs de la collectivité.

Dans cette configuration, le pôle achats / approvisionnement / prestations / Market Place de la DMG a vocation à fournir aux Services le matériel, les équipements et les prestations, qui leur permettent de remplir leurs missions au quotidien sur les territoires.
Le pôle achats est organisé en deux services, l’un dédié aux prestations, l’autre à l’approvisionnement ; ce dernier est divisé en 2 équipes : matériel-maintenance et fournitures.
L’équipe fournitures contribue à répondre aux enjeux d’achats durables et respectueux de l’environnement, d’adaptation aux évolutions des sites et de développement d’un sourcing responsable.

En lien direct avec le responsable de l’équipe, vous assurez le recensement des besoins de vêtements de travail et équipement de protection individuelle auprès des services départementaux et des collèges, vous assurez et gérez un approvisionnement performant dans le respect de la politique Achat de la collectivité, et notamment des politiques de consommation en procédant aux achats de toute nature.

Relations professionnelles :

Internes : les agents de la Direction, les services départementaux
Externes : les fournisseurs

Missions / conditions d'exercice

ACTIVITES/COMPETENCES TECHNIQUES

Savoir faire

Recensement des besoins des services

• Aider les services bénéficiaires à exprimer leurs besoins
• Collecter et regrouper les expressions de besoins, les évaluer en vue de l’élaboration d’un cahier des charges en lien avec l’acheteur
• Participer à l’établissement du plan prévisionnel des besoins avec les autres parties prenantes

Passation des commandes et suivi des livraisons
• Initier les demandes d’achats après collecte des besoins exprimés par les prescripteurs/utilisateurs et par typologie d’achats
• Gérer les acquisitions, en lien avec les services bénéficiaires, les services prescripteurs, achat et finance
• Vérifier l’existence de supports contractuels mutualisés pour les besoins exprimés et orienter l’utilisateur final en fonction des politiques de consommation définies (système d’information achats, autres outils centralisant les marchés actifs…)
• Identifier la modalité optimale d’approvisionnement (consommations sur stocks, supports contractuels existants, nouveaux marchés…)
• Procéder aux demandes d’achats dans les systèmes d’informations budgétaire et comptable (système d’information achats)
• Saisir et mettre à jour les pièces dans les systèmes d’information achats et budgétaires et gérer les bases articles associées (Marketplace, etc…)
• Assurer le rôle d’interface entre services prescripteurs, acheteurs et financiers
• Constater le service fait et vérifier la réception dans les délais, la qualité et la quantité des biens et services, le saisir dans le système d’informations budgétaire et comptable.
• Suivre et gérer l’exécution des contrats/marchés (consommations, litiges de 1er niveau, pénalités…)
• Mettre en œuvre des solutions de 1er niveau en cas de difficultés

Coordination, gestion et contrôle des procédures comptables des services
• S’assurer de la soutenabilité budgétaire de l’achat et du respect des politiques des consommations définies.

Relations internes et externes
• Gérer la relation fournisseur de 1er niveau sur son périmètre de compétences
• Communiquer avec l’acheteur sur l’exécution du marché
• Alerter, rapporter les incidents aux parties prenantes et signaler à l’acheteur toute dissidence d’achats émanant des services bénéficiaires/utilisateurs
• Sourçage, connaissance du marché fournisseurs et veille sur un domaine d’expertise

Planification et suivi
• Renseigner les tableaux de bord de suivi des consommations et incidents et contribuer au bilan de l’exécution des marchés en lien avec l’acheteur
• Planifier et gérer les délais

Savoirs

• Applicatifs de gestion financière et bureautique
• Procédures comptables et administratives financières
• Nomenclatures et règles comptables
• Cadre juridique et réglementaire de la commande publique
• Bonne maîtrise du tableau Excel
• Communication orale et écrite

Profils recherchés

ACTIVITES/COMPETENCES TRANSVERSALES

Savoir faire

Compte rendu d’activité
• Organiser ses tâches en fonction du plan de charge
• Participer au travail de l’équipe et aux réunions
• Rendre compte du travail effectué et des conditions d’intervention
• Coordonner son intervention avec celles des autres intervenants
• Travailler en transversalité avec les parties prenantes pour une aide à la décision

Gestion de l'information, classement et archivage de documents :
• Réceptionner, enregistrer et vérifier des dossiers
• Photocopier et assembler des documents
• Trier, classer et archiver des documents
• Synthétiser et présenter des informations

Savoirs

• Procédures en vigueur
• Procédures achat et formalités administratives
• Législation (notions de la commande publique, fondamentaux budgétaires et comptables)
• Expertise spécifique à un domaine d’achat
• Achats durables
• Connaissance de l’environnement professionnel du domaine d’activité et de l’organisation de la collectivité et des administrations et établissements publics
• Notions d'organisation et de gestion du temps de travail

Savoir - être

• Etre rigoureux
• Faire preuve d'esprit d'équipe
• Travailler en équipe et en réseau
• Faire preuve de réserve, de discrétion
• Faire preuve d’adaptabilité
• Avoir de bonnes aptitudes pédagogiques