Secrétaire particulier du Maire (h/f)

Détails de l'offre

Famille de métiers

Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives

Grade(s) recherché(s)

Rédacteur
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur principal de 1ère classe
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe

Métier(s)

Ouvert aux contractuels

Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ( Art. L332-14 du code général de la fonction publique )
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.

Temps de travail

Temps complet

Rémunération indicative

STATUTAIRE + REGIME INDEMNITAIRE

Descriptif de l'emploi

La Ville de Cugnaux recrute un secrétaire particulier du Maire (H/F) afin d’assurer l’organisation administrative du Cabinet et d’accompagner au quotidien le Maire et la direction du Cabinet.
Au cœur des relations entre les élus, les services municipaux et les partenaires institutionnels, vous occupez un poste nécessitant réactivité, organisation, discrétion et sens du relationnel.

Missions / conditions d'exercice

•La gestion des agendas du Maire et des élus : organisation et coordination des rendez-vous, réunions et déplacements ;
•La gestion et le suivi des courriers, notes, mails et sollicitations, avec suivi des échéances et relances ;
•La préparation des dossiers nécessaires aux rendez-vous et réunions du Maire et des élus et, le cas échéant, la recherche des informations complémentaires auprès des services ;
•L’organisation des réunions des élus et le suivi des permanences du Maire ;
•L’accueil physique et téléphonique du Cabinet, l’orientation des interlocuteurs et la transmission des informations ;
•La rédaction, la mise en forme et le suivi de courriers, notes, invitations et documents administratifs ;
•La vérification et le suivi des parapheurs soumis à la signature du Maire, notamment en l’absence de la direction du Cabinet ;
•La participation au suivi administratif et budgétaire du Cabinet ;
•La coordination et le suivi d’événements, inaugurations, réunions publiques et temps institutionnels, en lien avec les services municipaux et les partenaires extérieurs ;
•Plus largement, l’accompagnement du Cabinet dans le suivi des projets et activités liés aux élus.

Profils recherchés

•Formation en assistanat de direction, gestion administrative ou domaine équivalent
•Expérience appréciée sur des fonctions d’assistanat, de secrétariat ou de coordination administrative
•Bonne connaissance du fonctionnement des collectivités territoriales et de leur environnement institutionnel
•Excellente maîtrise de la langue française, à l’écrit comme à l’oral
•Maîtrise des outils bureautiques et numériques
•Très bonnes capacités rédactionnelles et de synthèse
•Excellente capacité d’organisation, rigueur et gestion des priorités
•Capacité à anticiper, prendre des initiatives et travailler en autonomie
•Réactivité et capacité à gérer les imprévus et situations d’urgence
•Discrétion et respect absolu de la confidentialité
•Sens du relationnel, de l’écoute et de la diplomatie
•Capacité à rendre compte, alerter et transmettre l’information
•Sens du service public et aptitude à travailler avec des élus, des services municipaux et des partenaires institutionnels
•Disponibilité et adaptabilité liées aux contraintes horaires du Cabinet