agent chargé de l'accueil du public

Détails de l'offre

Famille de métiers

Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives

Grade(s) recherché(s)

Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe

Métier(s)

Ouvert aux contractuels

Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ( Art. L332-14 du code général de la fonction publique )
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.

Temps de travail

Temps non complet, 28h00 hebdomadaire

Télétravail

Non

Management

Non

Experience souhaitée

Confirmé

Rémunération indicative

Traitement brut indiciaire + primes + participation protection sociale

Descriptif de l'emploi

Sous la supervision de l'assistante de direction et de la directrice générale des services, l'agent sera principalement chargé de l'accueil du public aux heures d'ouverture de la mairie.

Missions / conditions d'exercice

l'agent sera chargé de l'accueil physique du public aux heures d'ouverture de la mairie et de l'accueil téléphonique. Dans ce cadre, il devra diriger le public vers les interlocuteurs adaptés. Egalement, en collaboration avec l'assistante de direction, il sera chargé de la réception des demandes d'autorisation d'urbanisme et de la vérification de la complétude des dossiers.
Par ailleurs, il sera chargé de la délivrance des copies d'actes à l'aide d'un logiciel dédié, de l'enregistrement du courrier arrivé et départ via un logiciel de GED, de la gestion des réservations des salles communales et du matériel.
Conditions d'exercice : 28H/semaine - travail tous les après-midis et 2 ou 3 matinées par semaine.

Profils recherchés

titulaire ou non de la fonction publique avec une expérience d'accueil.
Egalement, une expérience concernant le domaine de l'urbanisme et de l'état-civil sera apprécié.
Savoirs-faire :
• Accueillir le public avec amabilité
* Orienter le public vers les interlocuteurs adaptés
• S’exprimer clairement et reformuler les demandes
• Prendre des messages
• Recevoir, filtrer et orienter les appels téléphoniques
• Traduire le vocabulaire professionnel en langage clair et compréhensible par tous
• Gérer les situations de stress
• Identifier et gérer la demande et son degré d’urgence
• Comprendre une langue étrangère
• Rechercher et mettre en relation des correspondants
• Information générale relative à l'état civil - Cadre réglementaire en matière de nom de famille des conjoints, des parents et des enfants
• Règles communes à la rédaction des actes d'état civil
• Procédures administratives de délivrance des actes d'état civil
• Législation sur l'autorité parentale et transmission du nom
• Progiciel de gestion de l'état civil et logiciels dédiés
• Procédures relatives aux formalités administratives
• Procédures relatives au mariage (formalités, publication des bans, mariage in extremis, etc.) et au baptême civil
• Tenue des registres
* Tri, classement et archivage des documents
* Connaissance de la réglementation en matière de délivrance d'autorisation d'urbanisme
* Connaissances informatiques et notamment des logiciels dédiés en matière d'urbanisme et d'état-civil
Savoir-être :
* Souriant, aimable
* Dynamique
* Disponible
* Savoir faire preuve d'initiative
* Autonome
* Savoir travailler en équipe