Assistant(e) Gestion Administrative, Finance & RH (H/F)

Après la course à l'entraînement des modèles, un nouveau défi s'impose : exécuter l'intelligence artificielle rapidement, efficacement et à grande échelle. Pour répondre à cet enjeu, VSORA, entreprise française de semi-conducteurs fondée en 2015, développe des accélérateurs de calcul dédiés à l’inférence IA. Basée à Meudon-la-Forêt, VSORA représente aujourd'hui l'unique alternative européenne à NVIDIA et AMD et vise un marché mondial avec une architecture visant des performances plusieurs fois supérieures à celles des solutions existantes. Elle dispose déjà d’une présence émergente aux États-Unis et en Asie (Taïwan, Corée, Japon…).

Dans un contexte de forte croissance, de transition vers la phase commerciale et de déploiement international, VSORA structure ses fonctions support et recrute un(e) Assistant(e) Gestion Administrative, Finance & RH. Rattaché(e) à la DAF, vous jouez un rôle clé de coordination sur un périmètre administratif, financier et RH. Point d’appui des équipes, vous contribuez à la fiabilité des processus. Dans une structure en construction, le poste est très opérationnel et polyvalent : vous participez à la mise en place des outils et des procédures, et faites évoluer votre périmètre avec la croissance de VSORA.

Vos missions :

1. Gestion administrative et financière:

• Comptabilité fournisseurs : vérifier et enregistrer les factures, suivre les contrats et bons de commande, préparer les règlements.
• Notes de frais et cartes de paiement : recueillir et contrôler les justificatifs, faire le lien avec la comptabilité.
• Achats : passer et suivre les commandes de services généraux (fournitures…).
• Transmettre les pièces au cabinet comptable et contribuer aux clôtures.
• Classer et archiver les documents administratifs et financiers (contrats, assurances, baux), et appuyer la DAF et le contrôle de gestion dans la collecte des justificatifs (CIR, Bpifrance, programmes européens).

2. Administration du personnel:

• Embauches : contrôler les pièces obligatoires, préparer promesses d’embauche et contrats, suivre leur signature.
• Collaborateurs étrangers : demandes d’autorisation de travail (passeport talent…), suivi des titres de séjour.
• Organiser l’intégration administrative des nouveaux collaborateurs (SIRH, mutuelle, matériel, accès) et suivre les périodes d’essai.
• Gérer les dossiers des stagiaires et alternants (conventions, écoles, OPCO).
• Collecter et contrôler les éléments variables de paie (absences, congés, arrêts, transport) et les transmettre au prestataire paie.
• Organiser les visites de médecine du travail, déclarer et suivre les accidents du travail.
• Rédiger avenants et attestations, tenir les registres obligatoires et archiver les dossiers du personnel.
• Répondre aux demandes administratives des équipes.

Cette liste n’est pas exhaustive et pourra évoluer selon les besoins de VSORA.

Vous pourrez participer aux projets de mise en place d’un ERP et d’un SIRH, ainsi qu’à l’internalisation de la fonction comptable, aujourd’hui confiée à un cabinet externe.

Le poste offre des perspectives d’évolution au sein des directions financière ou RH.

• Issu(e) d'une formation Bac+2 à Bac+5 (DCG, DSCG, BTS Gestion de la PME / Support à l'Action Managériale, BUT GEA, Licence Pro Gestion administrative ou RH), vous justifiez d'au moins 3 ans d'expérience sur un poste de gestion administrative polyvalent (finance et RH), idéalement en startup, PME technologique ou environnement industriel.
• Expertise technique : vous avez de bonnes bases comptables (en particulier comptabilité fournisseurs) et en matière d’administration du personnel. Une bonne connaissance du droit du travail français et de ses obligations est un plus ; une expérience des démarches pour collaborateurs étrangers est un vrai atout. Vous maîtrisez la suite Office, en particulier Excel.
• Sens du service et esprit d'équipe : vous aimez faciliter le quotidien des autres et avez envie de prendre part à une aventure deep tech.
• Rigueur : vous êtes très rigoureux(se) et avez le sens du détail.
• Autonomie et sens des priorités : vous savez gérer plusieurs sujets en parallèle, anticiper les échéances et être force de proposition pour améliorer les processus.
• Confidentialité : vous êtes habitué(e) à manipuler des informations sensibles (contrats, données financières, données personnelles) et la discrétion fait partie de votre ADN professionnel.
• Qualités rédactionnelles et relationnelles : vous communiquez avec aisance à l'écrit comme à l'oral, avec la Direction, les managers, les équipes techniques et les partenaires externes.
• Langues : anglais courant indispensable (contexte international).

L'environnement actuel comprend notamment :

• Une organisation en forte croissance (recrutements réguliers d'ingénieurs, dont des profils internationaux).
• Des partenaires notamment industriels, à l'international (Asie, États-Unis).
• Une paie et une comptabilité assurées en lien avec un cabinet comptable externe, avec pour projet d'internaliser la fonction comptable à horizon 18 mois.
• Un ERP et SIRH en cours de mise en place et des outils de gestion à structurer.
• Suite Office / Google Workspace et outils de signature électronique.