Assistant Médico-Administratif (AMA) (H/F) (Secrétaire Médicale) - temps plein - CDI - Pôle Psychiatrie Adultes

L'Assistante Médico-Administrative (AMA) assure le traitement et la coordination des opérations et des informations médico-administratives concernant les patients dans les domaines du secrétariat médical et de l'assistance de régulation médicale.
Elle joue un rôle très important dans la relation et la coordination du parcours entre les patients, leurs familles, les professionnels du Pôle de psychiatrie adulte du PA1 et des autres pôles, les partenaires extérieurs ainsi que l'institution de manière générale.

III - TACHES PRINCIPALES :
1. Gestion des appels téléphoniques :
Accueil téléphonique : famille, patient, partenaires sociaux, corps médical
Recueil et transmission des informations aux professionnels concernés
Gestion des rendez-vous médicaux
Orientation des demandes si nécessaire
Transmissions et échanges d'informations avec les différents services du Pôle, de l 'établissement et les partenaires externes
Gestion des plannings médicaux
Transmissions et échanges des informations régulièrement au cours de la journée : avec les médecins du pôle, entre le BE, les services de soins et différents secrétariats.

2. Fonction d'accueil :
Accueille et oriente les patients et les familles, les partenaires, les professionnels
Aide à la rédaction de certains documents administratifs
Assure le parcours du patient lors des consultations
Informe les médecins des différents rendez-vous en début et au cours de la journée

3. Gestion des agendas des Médecins :
Tenue des agendas papier et informatique des médecins de la structure
Planification et coordination des rendez-vous demandés par le Médecin, RDV avec les patients, les familles et des différentes partenaires et réunions.
Assure la gestion mensuelle des plannings de présence des médecins à fournir à la direction.
Anticipe et organise les plannings de présence des médecins de SNJ, d'astreintes et de garde

4. Gestion des dossiers patients :
Recueil, intégration et mise à jour régulière des données administratives des patients dans le dossier informatisé de chaque patient
Gestion et planification quotidienne des certificats médicaux d'hospitalisations sous contraintes, des certificats d'autorisation de sorties, permissions, programmes de soins
Retranscription des observations médicales sur dossier patient informatisé : observation initiale d'entrée, observations médicales durant le séjour, évolution, fusion des observations de suivi
Transmission des données administratives au bureau des entrées de psychiatrie
Création et gestion des dossiers papier et informatisé pour chaque patient,
Frappe et envoi de courriers papiers ou par messagerie sécurisée des comptes rendus médicaux, courriers de liaison et courriers de sortie
Intégration dans le dossier informatisé des courriers extérieurs en lien avec la prise en charge du patient
Préparation des certificats médicaux, ordonnances, bons de transports ainsi que tout document nécessaire au patient sur demande des médecins
Gestion du contenu des dossiers papiers patients et préparation à l'archivage

5. Gestion administrative :
Gestion informatique des rendez-vous médicaux sur le logiciel de l'établissement
Saisie, contrôle et correction des actes mentionnés par les médecins du pôle et professionnels de la structure
Suivi et mise à jour du recueil d'activité
Gestion quotidienne des mouvements patients du pôle, sur le pôle et sur les unités d'hospitalisation de l'établissement : planification, anticipation des admissions du jour et de la veille, sorties du jour et à venir, mise a jour planification murale : Kardec
Gestion quotidienne des certificats de mesure sous contraintes des patients, des mesures d'isolement, des programmes de soins et certificats des saisines par le JLD.

6. Encadrement pédagogique :
Accueil et formation des stagiaires en secrétariat médical
Participation à leur évaluation en collaboration éventuelle avec les responsables de la formation

IV- EXIGENCES :
Poste à 100%
Horaires de travail :
Travail du lundi au vendredi : repos samedi et dimanche
8 heures de travail par jour : amplitude horaire de 9 h à 17 h
Lieux d'interventions : Tarbes - Bagnères de Bigorre - Lannemezan.

SPECIFIQUES AU POSTE :
Maîtrise parfaite des techniques du secrétariat : téléphonie, dictée vocale, outil informatique
Connaissances du logiciel CROSSWAY
Maîtrise de la réglementation en lien avec son activité : transports, modalités de prise en charge des patients en hospitalisation libre et sous contrainte, organisation des soins en psychiatrie
Connaissance des différentes structures composant le pôle.
Rigueur dans la gestion quotidienne.

EXIGENCES RELATIONNELLES :
Discrétion professionnelle
Respect du devoir de réserve et du secret médical
Distanciation professionnelle adaptée
Capacités à travailler en équipe pluridisciplinaire
Rigueur
Capacités à gérer le stress et les situations difficiles
Sens de l'écoute
Disponibilité
Adaptabilité
Maîtrise des techniques de communication
Goût et aptitude pour le travail en équipe

EXIGENCES PHYSIQUES :
Posture assise essentiellement
Travail sur informatique essentiellement
Gestion téléphonique permanente
Port de charges occasionnel.

V - PROFIL REOUIS :

CONNAISSANCES :
Connaissance parfaite des matériels informatiques : PC, imprimantes, scanner, copieur, dictaphone,
Connaissance parfaite et usage régulier des logiciels suivants : Word, Excel, Outlook,
Crossway MediMail Zenidoc
Législation hospitalière
Réglementation des transports
Connaissances indispensables de la règlementation des hospitalisations sous contrainte.
Connaissances et intérêt pour le développement de la télémédecine et visioconférence

COMPETENCES PROFESSIONNELLES :
- Capacités d'écoute et de concentration,
Dextérité,
Très bonne maîtrise de l'orthographe et de la terminologie médicale,
Maitrise des techniques de communication,