1 Assistant Médico-Administratif sur les missions d'Adjoint au Coordinateur secrétariats médicaux H/F

Le Centre Hospitalier de l'Agglomération de Nevers, site de référence du Groupement Hospitalier de Territoire de la Nièvre (constitué de 9 établissements) dans plusieurs disciplines (MCO, Soins de Suite et Réadaptation, Pédopsychiatrie, Gériatrie) offre une large gamme de soins pour des pathologies variées et pour des patients de tous âges. Les activités se regroupent en 9 pôles disposant d'un plateau technique moderne (Gamma Caméra à détecteurs digitaux, TepScan, 2 IRM, Scanner, médecine nucléaire). Plus de 2000 personnes mettent leur professionnalisme et leurs compétences au service des usagers pendant la durée de leur séjour pour répondre à leurs attentes et prodiguer des soins alliant à la fois sécurité et qualité.

Mission principale : Le titulaire du poste assure, en lien étroit avec la coordinatrice des secrétariats médicaux, la gestion opérationnelle de l'organisation du travail et du temps de travail des secrétariats médicaux. Il/elle apporte un appui quotidien à la coordinatrice pour garantir la continuité de l'activité, la bonne organisation des secrétariats et la circulation des informations.

Activités principales : Le titulaire du poste agit en appui opérationnel auprès de la Coordinatrice et n'exerce pas de responsabilité hiérarchique sur les secrétaires médicales.

Organisation opérationnelle :
- Établir les plannings des secrétariats médicaux sous la responsabilité de la coordinatrice,
- Assurer le suivi des badgeages et le contrôle des horaires de travail sous la responsabilité de la coordinatrice,
- Suivre l'absentéisme et organiser les remplacements ou les ajustements en fonction des priorités de service sous la responsabilité de la coordinatrice,
- Gérer et assurer le suivi des situations courantes (difficultés ponctuelles, demandes des équipes, ajustements organisationnels, etc.),
- Suivre certains indicateurs d'activité des secrétariats médicaux et en rendre compte à la coordinatrice,
- Préparer et organiser les réunions (convocations, préparation des supports, fiches d'émargement),
- Rédiger les comptes rendus de réunion.

Appui aux équipes des secrétariats médicaux :
- Accompagner les secrétaires médicales dans l'organisation quotidienne de l'activité,
- Transmettre les consignes et les procédures institutionnelles,
- Identifier et faire remonter à la coordinatrice les besoins en formation ou en accompagnement,
- Rendre compte à la coordinatrice des situations nécessitant un arbitrage,
- Participer à l'accueil et à l'intégration des nouveaux arrivants et stagiaires (présentation du fonctionnement du service, organisation du poste, ouverture des accès), en lien avec le secrétariat d'accueil et la coordinatrice.
Contribution au pilotage :
- Contribuer à l'amélioration de l'organisation et des pratiques des secrétariats médicaux,
- Participer aux projets transversaux validés par la coordinatrice.