Agent de gestion administrative

Détails de l'offre

Famille de métiers

Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives

Grade(s) recherché(s)

Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 1ère classe

Métier(s)

Ouvert aux contractuels

Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ( Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique )
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.

Temps de travail

Temps complet

Descriptif de l'emploi

Recueille et traite les informations nécessaires au fonctionnement administratif du service. Suit les dossiers administratifs et gère les dossiers selon l’organisation et ses compétences. Assiste un ou plusieurs responsables dans l’organisation du travail d’une équipe ou d’un service.

Missions / conditions d'exercice

Accueil physique et téléphonique du public
-Répondre aux appels téléphoniques et fixer des rendez-vous
-Rechercher et diffuser des informations
-Hiérarchiser des demandes ou informations selon leur caractère d’urgence ou priorité
-Recevoir et orienter les demandes des usagers, les conseiller sur les procédures
-Réalisation dossiers CNI/PASS en station biométrique
Traitement des dossiers et saisie des documents
-Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers
-Recevoir, filtrer et réorienter les courriers électroniques
-Saisir des documents de formes et de contenus divers
-Gérer et actualiser une base d’informations, vérifier la validité des informations traitées
-Rechercher des informations, notamment règlementaires
-Utiliser l’outil informatique et les logiciels métiers
-Rédiger des documents administratifs
-Enregistrer ou saisir des données informatiques Préparation administrative du recensement et encadrement des agents recenseurs
- Mise à jour du RIL en contenu
Gestion de l’information, classement et archivage de documents
-Réceptionner, enregistrer et vérifier des dossiers
-Trier, classer, photocopier et assembler des documents
-Rechercher, diffuser, synthétiser et présenter des informations
-Préparer les dossiers pour les instances
Planification et suivi
-Gérer les plannings de RDV, prendre et organiser les rendez-vous
-Renseigner des tableaux de suivi des activités du service
-Assurer l’organisation logistique des réunions, des missions, élections (organisation matérielle et administrative)
-Utiliser des logiciels et des progiciels

Profils recherchés

Expression écrite, qualités rédactionnelles
Organiser son travail
Pratiques des logiciels / Outils bureautique
Techniques de secrétariat bureautique
Accueillir
Publics : Typologie, attentes, évolutions, pratiques
S’exprimer à l’oral
Archiver des documents, classer une information
Outils de diffusion (notamment électroniques)
Faire circuler l’information
Rigueur
Sens du relationnel
Autonomie
Planification, anticipation
Capacité d’adaptation