Assistant(e) de Direction

Détails de l'offre

Famille de métiers

Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives

Grade(s) recherché(s)

Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe

Métier(s)

Ouvert aux contractuels

Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ( Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique )
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.

Temps de travail

Temps complet

Management

Non

Experience souhaitée

Confirmé

Rémunération indicative

Rémunération indiciaire

Descriptif de l'emploi

L’assistant(e) de direction assure un rôle central de coordination, d’organisation et de facilitation de l’activité de la Directrice Générale et du Maire.

Véritable interface entre les élus, les services, les partenaires extérieurs et les usagers, contribue à la fluidité de l’information, à l’efficacité du fonctionnement institutionnel et à la qualité du service public rendu.

Par son action, sécurise les processus administratifs, optimise la gestion des agendas et des priorités, et participe à la préparation et au suivi des dossiers stratégiques de la collectivité.

Missions / conditions d'exercice

Assistance administrative et organisationnelle :
- Assure la gestion et l’optimisation des agendas du Maire et de la Directrice Générale
- Organise les rendez-vous, réunions et déplacements
- Assure l’accueil physique et téléphonique des interlocuteurs internes et externes
- Gère le courrier (réception, tri, rédaction, suivi, vérification des factures)
- Assure la liaison avec les élus, les services et les partenaires extérieurs

Appui à la préparation et au suivi des dossiers :
- Prépare les réunions (convocations, dossiers, supports)
- Rédige des notes, comptes rendus et courriers administratifs
- Assure le suivi des décisions et des dossiers en lien avec les services
- Met en forme et diffuse les documents administratifs

Organisation et suivi des conseils municipaux :
- Prépare et planifie les séances du conseil municipal
- Élabore les ordres du jour en lien avec la Direction Générale
- Rédige et envoie les convocations dans le respect des délais réglementaires
- Constitue et transmet les dossiers aux élus
- Assure la prise de notes et la rédaction des procès-verbaux
- Assure le suivi administratif des délibérations et leur transmission aux services concernés et au contrôle de légalité
- Présence en réunion de Conseil Municipal

Profils recherchés

Vous justifiez d'une expérience réussie sur des fonctions proches ou similaires. A ce titre, vous avez une parfaite maîtrise des techniques de secrétariat, des règles d'orthographe, grammaire et syntaxe.

Respect des obligations de neutralité et de réserve

Grande disponibilité et adaptabilité vis-à-vis des services, des élus et des partenaires extérieurs.

Connaissance du fonctionnement des collectivités territoriales appréciée