Gestionnaire du Pôle formation continue F/H

Poste

Fonctions : Gestionnaire du Pôle formation continue
Catégorie : B
Corps : TECH
BAP : J
Emploi-type : J4C42 - Technicien-ne en gestion administrative

CDD de 1 an.

A pourvoir dès que possible.

Mission :

La technicienne ou le technicien en gestion de la formation continue a en charge la gestion des personnes inscrites en formations certifiantes, qualifiantes ou diplômantes dans les domaines des sciences et de l’ingénierie sous différentes modalités telles que les diplômes nationaux, les diplômes universitaires ou interuniversitaires, stages qualifiants inter ou intra entreprise, la validation des acquis de l’expérience, la reprise d’étude, le passage d’unités d’enseignement …

• Il ou elle accueille, informe et oriente dans leurs démarches les interlocuteurs internes et externes.
• Il ou elle exécute des actes administratifs, de gestion courante et financiers tels orientation, accueil, inscription, contractualisation, facturation, commande, relation client, suivi budgétaire, enquête de qualité, gestion de bases de données, logistique de la formation.
• Il ou elle assure le montage et le suivi du plan de financement des personnes bénéficiaires de la formation.
• Il ou elle travaille en étroite collaboration avec les ingénieures d’affaires, l’équipe financière du Pôle FC, les équipes administratives et pédagogiques des départements de formation et des UFR, les services supports budgétaire, financier et comptable.  

Accueil, information :

• Accueillir et informer les divers publics de la formation continue, les enseignantes et enseignants, les partenaires extérieurs dans le cadre du développement de la Formation Tout au Long de la Vie
• Analyser les demandes de formation et identifier les dispositifs de formation professionnelle et de financement appropriés à la situation du stagiaire

Gestion administrative des activités du service :

• Collecter des informations auprès des responsables pédagogiques
• Établir des devis et montages de dossiers de demandes de financement
• Assurer la mise en place, le suivi et le contrôle des contrats et des conventions de formation
• Gérer la procédure d’inscription du candidat en lien avec les services de scolarité
• Assurer l’organisation (convocation, planning, émargement, etc…) et le suivi de la formation (attestation, fiches d’évaluation, enquête qualité…)
• Suivre les dossiers et relancer les interlocuteurs internes ou externes concernés
• Maintenir à jour les dossiers et fichiers des stagiaires, assurer l’archivage digital
• Alimenter des bases de données
• Répondre aux enquêtes
• Appliquer la réglementation imposée dans son domaine d'activité et répondre aux exigences relatives à la démarche qualité via notamment le respect des procédures de gestion
• Tenir à jour les tableaux de suivi de l’activité de son périmètre

Gestion financière des activités du service :

• Collecter les accords de financement et les contrôler
• Facturer les financeurs
• Émettre les titres de recettes et les traiter jusqu’au dépôt auprès des financeurs accompagnés des pièces justificatives
• Produire des documents de contrôle de gestion

Reporting et Conformité :

• Rendre compte de l’état d’avancement des dossiers et des éventuelles difficultés
• Apporter son appui dans le cadre de la démarche qualité en place dans l’établissement et au sein du pôle
• Préparer les documents demandés pour les audits internes et externes
• Participer à l’optimisation des outils de gestion et des procédures

Encadrement  : NON

Profil

Connaissances transversales requises :

• Organisation et fonctionnement de l’enseignement supérieur en France
• Organisation et fonctionnement de Sorbonne Université et de la Faculté des Sciences et Ingénierie et de son offre de formation
• Connaissance de la réglementation de l’alternance et de la Formation Tout au Long de la Vie
• Connaissance de la réglementation en comptabilité

Savoir-faire :

• Très bonne maitrise des outils informatiques (pack office, messagerie, Zoom, etc…)
• Capacité d’adaptation aux différentes applications et logiciels (APOGEE, E-candidat, FCA manager, SIFAC+, ...)
• Maitrise de l’expression orale et écrite
• Enregistrer et classer les documents
• Rédiger des rapports ou des documents

Savoir-faire transversaux :

• Informer et rendre compte à sa hiérarchie
• Rechercher l’information, la vérifier et la classer
• Travailler en collaboration avec les interlocuteurs internes et externes
• Prendre en compte les demandes et y répondre de manière appropriée

Savoir être :

• Excellent relationnel
• Réactivité
• Disponibilité
• Autonomie
• Organisation et rigueur
• Sens du travail en équipe
• Sens du service public