Adjoint administratif polyvalent

Détails de l'offre

Famille de métiers

Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives

Grade(s) recherché(s)

Adjoint administratif

Métier(s)

Ouvert aux contractuels

Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ( Art. L332-14 du code général de la fonction publique )
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.

Temps de travail

Temps complet

Télétravail

Non

Management

Non

Experience souhaitée

Confirmé

Descriptif de l'emploi

Identification du Poste & Conditions d'Exercice
• Rattachement hiérarchique : Sous l'autorité directe de la Directrice Générale des Services (DGS).
• Quotité de temps de travail : 36 heures hebdomadaires, réparties sur 4,5 jours.
• Lieu de travail : Mairie (bureau partagé avec le service des Finances).
• Objectif principal : Assurer la polyvalence des services de la collectivité en apportant un soutien administratif, technique, réglementaire et d'accueil, tout en garantissant la continuité du service public.

Missions / conditions d'exercice

2. Missions et Organisation du Travail
Le poste est caractérisé par un rythme de travail très structuré par thématique, exigeant une grande agilité pour passer d'un dossier à l'autre.
Assistance Administrative auprès de la DGS
• Publicité et légalité : Veiller rigoureusement à la bonne publication et à l'affichage des actes réglementaires (arrêtés, délibérations) sur le site internet et/ou les panneaux d'affichage légal, garantissant leur entrée en vigueur.
• Suivi des marchés publics : Appui administratif au suivi des procédures de consultation et de passation.
• Co-suivi des subventions : Gestion administrative des dossiers de demande de subvention (constitution des dossiers, suivi des versements, classement).
• Gestion documentaire : Classement quotidien et archivage réglementaire des documents administratifs, juridiques et techniques de la collectivité.
️ Assistance Technique auprès de la DGS
• Actes réglementaires techniques : Rédaction et suivi des arrêtés de voirie (travaux, occupation du domaine public, circulation).
• Gestion financière et comptable : Suivi budgétaire du service technique, création et suivi des bons de commande, validation de la réception des fournitures et des travaux (engagement des dépenses).
• Gestion du patrimoine et des espaces : Suivi administratif de l'entretien de la Zone d'Activités Économiques (ZAE) et des sentiers de randonnée (PDIPR).
• Gestion du matériel : Suivi et organisation de la location du broyeur communal (planning, contrats, logistique).
Accueil Général & État Civil
• Gestion des flux : Accueil physique et téléphonique de la mairie, enregistrement des demandes, renseignement et orientation des usagers vers les services compétents.
• Opérations d'État Civil : Réception des déclarations (naissances, décès, mariages), délivrance des actes administratifs, gestion des livrets de famille et des dossiers de mariage.
Gestion Logistique & Vie Locale
• Salles communales : Prise des réservations, suivi des plannings de location, réalisation des états des lieux (entrée et sortie), encaissement des cautions et des loyers en lien étroit avec le service des Finances.
• Continuité logistique : Remplacement pour la gestion, la réservation et le suivi de la location du minibus communal.
Règle d'Or : Continuité de Service & Priorités Régaliennes
Priorité absolue d'accueil et d'état civil : En cas d'absence de l'agent titulaire en charge de l'accueil et de l'état civil, le présent agent sera entièrement et automatiquement déchargé de ses missions quotidiennes programmées. Il se consacrera de manière exclusive à cette mission régalienne essentielle afin de garantir la continuité du service public de la mairie.

Profils recherchés

Compétences et Qualités Requises
Savoirs & Connaissances
• Connaissance des règles juridiques liées à l'occupation du domaine public (arrêtés de voirie).
• Base des règles de la comptabilité publique (M57, engagement, bons de commande).
• Bases solides des règles et procédures de l'état civil.
• Connaissance des règles de publicité des actes administratifs.
• Maîtrise des outils informatiques standards (Bureautique, logiciels métiers de l'état civil, de la voirie et de la comptabilité).
Savoir-faire
• Grand sens de l'organisation et forte polyvalence (capacité à prioriser et à segmenter son temps).
• Respect rigoureux des procédures et des délais légaux (notamment pour l'affichage des actes, les arrêtés et l'état civil).
• Qualités rédactionnelles, d'analyse et de synthèse pour l'assistance administrative et la rédaction réglementaire.
Savoir-être
• Excellent relationnel, sens profond de l'écoute et de la diplomatie (relation directe avec les administrés).
• Discrétion professionnelle absolue, devoir de réserve et confidentialité (secret lié à l'état civil et aux dossiers de la Direction Générale).
• Autonomie, rigueur méthodologique et forte réactivité.