Chargé de scolarité (h/f)

Détails de l'offre

Famille de métiers

Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives

Grade(s) recherché(s)

Rédacteur principal de 1ère classe
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur

Métier(s)

Ouvert aux contractuels

Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ( Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique )
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.

Temps de travail

Temps complet

Descriptif de l'emploi

Mission n°1 : Suivi administratif de la scolarité des élèves (portefeuille d'élèves selon affectation par la direction)

Mettre à jour en continu, les données des élèves dans le progiciel DUONET, assurer le paramétrage des formulaires d'inscriptions et de réinscription, saisir les plannings, résultats d'examens et de commissions, affectations, pratiques collectives, cours par session...
Récupérer les données liées aux parcours des élèves auprès de la direction et des professeurs afin de les saisir (plannings, résultats d'examens et de commissions, affectations, pratiques collectives, cours par session), gérer les choix de cours de formation musicale par élève
En lien avec les conseillers aux études, suivre et analyser les parcours
Suivre l'assiduité des élèves (états des présences et transmission aux conseillers aux études et aux familles)
Préparer et relire les bulletins d'évaluation, assurer la diffusion aux familles
Préparer les conseils de classe selon les parcours
Etablir des bilans chiffrés de la scolarité
Editer les diplômes, certificats de scolarité, attestations
Transmettre les données pour facturation au régisseur de Versailles Grand Parc
Organiser les concours et examens (convocation, plannings, préparation matérielle des épreuves...)

Mission n°2 : Information et orientation des usagers, assistance à la gestion du site
Assurer l'accueil physique et téléphonique (élèves, familles, professeurs et publics...), renseigner et orienter les usagers sur l'offre d'enseignement et les événements. Contacter les élèves en cas de professeur absent
Assurer l'interface relationnelle avec la direction, les conseillers aux études et les professeurs
Assurer l'interface relationnelle avec les partenaires (Services municipaux, Ecole, Collège, Lycée, Université, Théâtres et autres établissements culturels...)
Mission n°3 : Gestion administrative générale et gestion courante de la vie des sites d'enseignement
Participer à la gestion courante du site d'enseignement (interventions sur le bâtiment, besoins et commandes de matériels, organisation d'événements de cohésion...)
Suivre les demandes d'autorisation d'absence des professeurs du site engendrant un remplacement

Missions ponctuelles :
Participer aux groupes de travail et réunions selon affectation par la direction (réunions scolarité, conseils pédagogiques...) et en rédiger les comptes-rendus ou relevés de décisions
Renfort d'encadrement éventuel pour projets pédagogiques importants
Organiser la diffusion des informations et des documents de communication
En l'absence de surveillant, assurer l'ouverture, la fermeture, surveillance des entrées et sorties ainsi que la sécurité du bâtiment

Appartenance à un ou des groupes de travail :
Équipe de scolarité des sites d'enseignement de Versailles Grand Parc
Groupes de travail et réunions selon affectation par la direction

Missions / conditions d'exercice

Mission n°1 : Suivi administratif de la scolarité des élèves (portefeuille d'élèves selon affectation par la direction)

* Mettre à jour en continu, les données des élèves dans le progiciel DUONET, assurer le paramétrage des formulaires d'inscriptions et de réinscription, saisir les plannings, résultats d'examens et de commissions, affectations, pratiques collectives, cours par session...
* Récupérer les données liées aux parcours des élèves auprès de la direction et des professeurs afin de les saisir (plannings, résultats d'examens et de commissions, affectations, pratiques collectives, cours par session), gérer les choix de cours de formation musicale par élève
* En lien avec les conseillers aux études, suivre et analyser les parcours
* Suivre l'assiduité des élèves (états des présences et transmission aux conseillers aux études et aux familles)
* Préparer et relire les bulletins d'évaluation, assurer la diffusion aux familles
* Préparer les conseils de classe selon les parcours
* Etablir des bilans chiffrés de la scolarité
* Editer les diplômes, certificats de scolarité, attestations
* Transmettre les données pour facturation au régisseur de Versailles Grand Parc
* Organiser les concours et examens (convocation, plannings, préparation matérielle des épreuves...)

Mission n°2 : Information et orientation des usagers, assistance à la gestion du site

* Assurer l'accueil physique et téléphonique (élèves, familles, professeurs et publics...), renseigner et orienter les usagers sur l'offre d'enseignement et les événements. Contacter les élèves en cas de professeur absent
* Assurer l'interface relationnelle avec la direction, les conseillers aux études et les professeurs
* Assurer l'interface relationnelle avec les partenaires (Services municipaux, Ecole, Collège, Lycée, Université, Théâtres et autres établissements culturels...)

Mission n°3 : Gestion administrative générale et gestion courante de la vie des sites d'enseignement

* Participer à la gestion courante du site d'enseignement (interventions sur le bâtiment, besoins et commandes de matériels, organisation d'événements de cohésion...)
* Suivre les demandes d'autorisation d'absence des professeurs du site engendrant un remplacement

Missions ponctuelles :

* Participer aux groupes de travail et réunions selon affectation par la direction (réunions scolarité, conseils pédagogiques...) et en rédiger les comptes-rendus ou relevés de décisions
* Renfort d'encadrement éventuel pour projets pédagogiques importants
* Organiser la diffusion des informations et des documents de communication
* En l'absence de surveillant, assurer l'ouverture, la fermeture, surveillance des entrées et sorties ainsi que la sécurité du bâtiment

Appartenance à un ou des groupes de travail :

* Équipe de scolarité des sites d'enseignement de Versailles Grand Parc
* Groupes de travail et réunions selon affectation par la direction

L'offre d'enseignement artistique de la Communauté d'agglomération de Versailles Grand Parc est aujourd'hui portée par un « Conservatoire à Rayonnement Régional multi-sites » et sept écoles associatives subventionnées.

Le Conservatoire à Rayonnement Régional de Versailles Grand Parc compte 8 sites d'enseignement implantés à Buc, Jouy-en-Josas, Le Chesnay-Rocquencourt, Versailles et Viroflay.
Pour le volet associatif, ce sont l'école de musique et d'art dramatique de Bailly et Noisy-le-Roi, l'école de musique de Bièvres, le conservatoire de Bougival, la section musique de la Jeunesse arcisienne, le Carré des arts de la Celle Saint-Cloud, l'école de musique de Fontenay-le-Fleury et l'Association musicale de Toussus-Les Loges, qui viennent compléter le panorama.

Le CRR de Versailles Grand Parc accueille 2.500 élèves et étudiants, dans trois spécialités (musique, danse et théâtre).

Cycle de travail :

* Temps complet équivalent 35h - temps de travail annualisé (1607h par an)
* Pics d'activité en période d'inscriptions et d'examens/concours ainsi qu'à la rentrée
* Congés obligatoirement en période de vacances scolaires. Travail certains week-ends et soirées
Avantages :

* Participation de l'agglomération à la mutuelle et au contrat collectif Prévoyance
* Remboursement des frais de transport en commun à hauteur de 75%
* Possibilité d'adhérer à la Caisse d'Entraide (prestations sociales et loisirs)

Profils recherchés

Formation :

* Niveau Bac+3/4
* Idéalement en administration culturelle

Expérience :Expérience antérieure souhaitée

Savoir-faire :

* Appliquer les normes, procédures et règles
* Savoir orienter les publics
* Capacités rédactionnelles
* Gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe
* Respect des échéances
* Savoir travailler en équipe
Savoir être :

* Qualités relationnelles
* Sens de l'organisation
* Discrétion
* Rigueur
* Capacité à prendre des initiatives et à rendre compte