Agent service à la population

Détails de l'offre

Famille de métiers

Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives

Grade(s) recherché(s)

Adjoint adm. principal de 2ème classe

Métier(s)

Ouvert aux contractuels

Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ( Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique )
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.

Temps de travail

Temps complet

Descriptif de l'emploi

ROLE
- Assurer l’accueil du public
- Assurer l’état civil
- Assurer le secrétariat administratif

Missions / conditions d'exercice

MISSIONS ET RESPONSABILITES

a) Accueil
- Accueil sur place et téléphonique du public
- Réception des plis marchés publics
- Réception et expédition du courrier
- Enregistrement du courrier arrivé
b) Etat civil
- Réception des déclarations et établissement des actes d’état civil
- Etablissement des dossiers de mariage et des parrainages civils
- Tenue administrative des registres d’état civil
- Délivrance d’autorisations de fermeture des cercueils
- Concessions du cimetière (vente, relève des concessions)
c) Service à la population
- Délivrance de documents administratifs
- Gestion des débits de boissons
- Gestion des affaires militaires et du recensement
- Recherches généalogiques
d) Autres
- Réalisation des plannings
- Tenue de plannings des salles
- Transmission des demandes de prise de rendez-vous pour les permanences des services de la Mairie (CCAS)
- Réalisation de travaux bureautiques
- Tri, classement et archivage des dossiers

En cas d’absence du 2ème agent d’accueil, les missions actuelles seront étendues à la fiche de poste de cette personne.
En dehors des missions présentées, des tâches supplémentaires pourront être effectuées à la demande de l’autorité hiérarchique

Profils recherchés

COMPETENCES EXIGEES PAR LE POSTE
a) Connaissances théoriques
- Connaissance de l’administration générale des collectivités territoriales
- Connaissance des compétences propres de la Mairie et de son fonctionnement

b) Connaissances techniques
- Maîtrise de l’outil informatique
- Techniques de secrétariat (dactylographie, prises de note)

c) Aptitudes comportementales
- Tenue correcte exigée
- Discrétion, confidentialité
- Autonomie, disponibilité
- Partage et circulation de l’information

d) Savoir faire
- Accueillir le public avec amabilité
- S’exprimer clairement
- Reformuler les demandes dans un vocabulaire compréhensible de tous
- Identifier et gérer la demande et son degré d’urgence
- Recevoir, filtrer et orienter les appels téléphoniques
- Gérer les situations de stress
- Renseigner sur l’organisation et le fonctionnement de la Mairie