Assistant(e) de direction mutualisé(e)

Détails de l'offre

Famille de métiers

Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives

Grade(s) recherché(s)

Rédacteur

Métier(s)

Ouvert aux contractuels

Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ( Art. L332-14 du code général de la fonction publique )
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.

Temps de travail

Temps complet

Télétravail

Oui

Management

Non

Rémunération indicative

Traitement indiciaire afférent au cadre d’emploi - NBI (pour les titulaires) - RIFSEEP selon niveau du poste - 13ème mois (conditions de la délibération)

Descriptif de l'emploi

La direction de la Transition Ecologique et du Cadre de Vie regroupe les services Aménagements durables, Espaces verts, Environnement, Occupation de l’espace public et Éclairage public.
Elle assure l’entretien et la maintenance du patrimoine non bâti, met en œuvre la politique de gestion de l’espace définie par la collectivité et accompagne les projets d’aménagement contribuant au développement et à la transformation de la ville. Elle pilote également la réalisation des travaux neufs.
Sa mission est d’offrir aux Vaudaises et aux Vaudais un cadre de vie de qualité, en proposant des espaces publics à la fois fonctionnels, apaisés et respectueux des continuités écologiques.
La ville de Vaulx-en-Velin connaît un fort développement urbain sur tout son territoire et a un programme d’investissement important pour accompagner les habitants dans cette mutation et réaliser ou réhabiliter les équipements publics de compétence communale nécessaires.
La direction des Grands Projets assure le pilotage et le suivi de la réalisation de ce programme dans un cadre partenarial, soit une douzaine d’opérations en cours ou programmées sur le mandat.

Missions / conditions d'exercice

Au sein du Pôle « Qualité et Rayonnement de la Ville », vous assurez les missions administratives de la Direction de la Transition Ecologique et du Cadre de Vie et de la Direction des Grands Projets.

Missions principales :

1-Missions de secrétariat

- Gestion de l’agenda des deux directrices,
- Suivi des parapheurs
- Gestion du courrier via le logiciel Post Office
- Organisation des réunions,
- Mise en forme, référencement et classement des courriers,
- Prise de notes, rédaction de compte-rendu de réunion, compilation de données et mise en forme de documents de présentation,
- Accueil et orientation téléphonique et physique,

2- Missions ressources humaines

- Gestion et transmission des informations relatives aux agent des deux directions (congés, temps de travail, formation, absence…)
- Garantir la mise à jour régulière des dossiers administratifs des agents en coordination avec la RH
- Suivi administratif des évaluations annuelles
- Référent tickets restaurants
- En lien avec le service prévention, suivre les commandes des EPI (évaluation des besoins, distribution des vêtements aux agents, etc.…).
- Mise à jour des profils de poste, organigrammes, préparation CST, …

3- Appui administratif à l’élaboration des dossiers de subvention (compilation de documents, attestations, échéanciers, courriers afférents, etc…) en lien avec les techniciens/ chargés d’opération

Missions secondaires :

- Collaboration avec la RAF du Pôle Qualité et Rayonnement de la Ville
- Suivi des enquêtes publiques de la Direction de la Transition Ecologique et du Cadre de Vie
- Suivi des démarches administratives en lien avec les chargés d’opérations (autorisations d’urbanisme, déclarations préalables, déclarations fiscales, …) pour les 2 directions.
- Appui sur le volet communication et organisation d’événements (inauguration, visites, …) autour des projets menés par les deux directions.
- Référent gestion des contacts

Profils recherchés

Connaissances techniques :
- Connaissance des collectivités territoriales et de leur fonctionnement
- Bonne maîtrise du PACK OFFICE
- Avoir le sens de l’organisation (gestion de deux directions),
- Capacité rédactionnelle,

Savoir-être :
- Capacité à travailler en équipe, polyvalence
- Capacité de réactivité,
- Autonomie et rigueur,
- Sens de la réserve et de la discrétion professionnelle,
- Capacité à gérer l’information et à la relayer,
- Sens du service public

Conditions et contraintes d’exercice :
- Disponibilité en fonction des besoins du service,
- Poste télétravaillable occasionnellement,
- Déplacements au sein de la collectivité
- 38h30 heures hebdomadaire soit 7h42 par jour avec une pause méridienne de 45mn -25 jours de congés statutaires-20 jours de RTT dont 1 fixé au lundi de Pentecôte.