Responsable des services à la population (H/F)

Détails de l'offre

Famille de métiers

Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Etat civil

Grade(s) recherché(s)

Attaché

Métier(s)

Ouvert aux contractuels

Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ( Art. L332-14 du code général de la fonction publique )
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.

Temps de travail

Temps complet

Management

Oui

Experience souhaitée

Confirmé

Descriptif de l'emploi

Sous l'autorité de la Direction Générale des Services, le responsable des services à la population (h/f) assure le pilotage, l'organisation, la coordination et le contrôle des activités des services relevant de la relation à l'usager. Il garantit la sécurité juridique des actes, la qualité du service rendu à la population et la mise en œuvre des orientations de la collectivité. Le responsable devra impulser une dynamique collective de travail dans le cadre de la nouvelle organisation.

Missions / conditions d'exercice

Pilotage et management du service

- Organiser, coordonner et contrôler les activités des services :
- État civil - Affaires générales - Recensement de la population - Elections – Cimetière (1 agent)
- Affaires scolaires et Périscolaire + extrascolaire (2 agents)
- Urbanisme opérationnel (1 agent)
- Encadrer, accompagner et évaluer les agents du service.
- Organiser la répartition de la charge de travail et assurer la continuité du service.
- Développer la polyvalence des agents.
- Élaborer et mettre à jour les procédures internes.
- Garantir la qualité de l'accueil, du service rendu aux usagers et l'amélioration continue des procédures du service.

État civil – Affaires générales - Recensement de la population - Cimetière
- Garantir la conformité juridique des actes d'état civil.
- Superviser les activités relevant des affaires générales.
- Superviser la gestion administrative du cimetière communal et veiller à la bonne application de la réglementation relative aux concessions funéraires.
- Accompagner les agents dans le traitement des dossiers complexes.
- Assurer le suivi des évolutions réglementaires.
- Pilotage du recensement INSEE.

Élections
- Piloter l'organisation administrative et matérielle des scrutins.
- Superviser la gestion des listes électorales.
- Garantir la régularité des opérations électorales.
- Organiser les commissions de contrôle.

Affaires scolaires et périscolaires
- Assurer la coordination entre les services municipaux, les écoles et les accueils de loisirs.
- Assurer le suivi et la gestion de la carte scolaire communale.
- Superviser les inscriptions scolaires.
- Superviser les inscriptions et la facturation des services périscolaires.
- Participer à la définition, à la mise en œuvre et au suivi de la politique tarifaire des services scolaires et périscolaires.

Urbanisme opérationnel – Habitat - Foncier
- Superviser l'instruction des autorisations d'urbanisme (CU, DP, PC, PA, PD, AT), ainsi que le traitement des déclarations d'intention d'aliéner (DIA).
- Superviser les procédures relatives aux autorisations de travaux (AT) des ERP.
- Assurer le suivi des procédures foncières de la commune (acquisitions, cessions, échanges, préemption, conventions d'occupation).
- Superviser l'organisation et le suivi des travaux de la Commission Communale des Impôts Directs (CCID)
- Garantir la sécurité juridique des procédures.
- Assurer le suivi des dossiers complexes et des contentieux.
- Assurer les relations avec les services instructeurs et les partenaires institutionnels.
- Assurer le suivi des dossiers relatifs à l'habitat (PLH, insalubrité, péril) en lien avec les partenaires institutionnels.

Assistance administrative et juridique
- Préparer les projets de délibérations, décisions, arrêtés, conventions et courriers relevant du service.
- Élaborer les dossiers présentés au conseil municipal.
- Conseiller la Direction Générale des Services et les élus dans les domaines de compétence du service.
- Assurer une veille juridique et réglementaire.
- Participer aux projets transversaux de la collectivité.

Profils recherchés

Chef de service avec un encadrement de 4 agents administratifs

SAVOIR (diplôme et savoirs liés au métier)
- Bac +3 minimum (formation juridique ou administrative)
- Maîtrise de la réglementation en matière d'état civil, d'affaires générales, d'élections, de recensement de la population, d'affaires scolaires et périscolaires, de droit des sols et d'habitat.
- Très bonne connaissance en matière d'Urbanisme
- Bonne connaissance du fonctionnement des collectivités territoriales et de leur environnement institutionnel
- Connaissance des procédures administratives des collectivités territoriales
- Maîtrise des outils bureautiques et des logiciels métiers

SAVOIR FAIRE (connaissances pratiques)
- Manager confirmé
- Pilotage d'un service
- Analyse et sécurisation juridique des actes administratifs
- Rédaction d'actes administratifs
- Conduite de projets
- Élaboration de procédures
- Maîtrise des logiciels métiers
- Capacité à travailler en transversalité

SAVOIR ÊTRE (comportement, relationnel)
- Sens du service public
- Aptitude au management et à l'animation d'équipe
- Capacité d'organisation, d'anticipation et de priorisation
- Réactivité et capacité d'adaptation
- Diplomatie et aptitude à la gestion des situations sensibles ou conflictuelles