Assistant de direction au secrétariat du Maire H/F

Poste

Recueille et traite les informations pour assurer le bon fonctionnement administratif de M. Le Maire. Assure l'accueil téléphonique et physique et la gestion des courriers.

Accueil téléphonique et physique :

• Renseigner les interlocuteurs et relayer si nécessaire vers les interlocuteurs compétents,
• Recevoir, filtrer et transmettre les messages,
• Assurer l'interface avec l'ensemble des services,
• Procéder aux classements des dossiers « papier »
• Gérer l’archivage des dossiers en partenariat avec le service archive
• Gérer les courriers du Maire – réception et réponse
• Intégrer les priorités du service dans la gestion quotidienne des activités
• Faire régulièrement le point, assurer le suivi des actualités, alerter et reporter au Maire
• Veiller à faire circuler efficacement l’information au sein du secrétariat du Maire
• Proposer de nouvelles méthodes d’optimisation de la gestion administrative du service

Traitement des informations :

• Identifier les informations, les hiérarchiser et les transmettre

Gestion du courrier :

• Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers,
• Assurer le suivi d'un chrono,
• Assurer la répartition et la diffusion des courriers au sein du secrétariat
• Suivi des courriers à travers un logiciel dédié

Tous les postes de la Ville de Rueil Malmaison sont ouverts aux travailleurs en situation de handicap

Profil

Profil

Savoirs :

• Maîtrise des outils bureautiques
• Maîtrise des techniques de l'expression écrite (règles d'orthographe, syntaxe et grammaire) et orale (vocabulaire professionnel),
• Technique de classement et d'archivage
• Connaissance de l'environnement territorial

Savoir-faire :

• Gérer les situations de stress

• Appréhender le caractère d'urgence des informations à traiter

Savoir-être :

• Rigueur

• Capacité d'organisation

• Capacité de travail en équipe

• Réactivité