Assistant(e) services à la population

Détails de l'offre

Famille de métiers

Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives

Grade(s) recherché(s)

Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe

Métier(s)

Ouvert aux contractuels

Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ( Art. L332-14 du code général de la fonction publique )
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.

Temps de travail

Temps complet

Télétravail

Non

Management

Non

Descriptif de l'emploi

Au sein de la Direction Services à la population, le service Accueil, Citoyenneté et Vie Associative est composé de 3 agents.
L'agent polyvalent d'accueil doit assurer l'accueil physique et téléphonique, les formalités administratives, les actes d'état civil, la gestion de la vie associative ainsi que la location des salles et logements communaux

Missions / conditions d'exercice

* Assurer l’accueil physique et téléphonique et effectuer des formalités administratives :
- Accueil physique et téléphonique, renseignement du public, orientation vers les services ou organismes compétents
- Délivrance de documents administratifs : demandes d’inscription sur la liste électorale, d'acte d'état civil
- Gestion de divers dossiers / Réglementation Générale (demandes d’autorisation de buvette, déclaration de ventes au déballage, autorisations de baignade, enregistrement des objets
perdus/trouvés…)
- Gestion des affichages réglementaires et informatifs (délivrance de certificats d’affichage)
- Gestion de la mise à disposition du public de divers documents
- Recensement militaire
- Affranchissement du courrier

* État civil : délivrance des actes d'état civil

* Vie associative :
- Gestion du planning annuel de réservation des salles municipales
- Gestion des contrats ponctuels et conventions annuelles
Réalisation des photocopies à la demande des associations, facturation annuelle
- Organisation et/ou coordination d’événementiels associatifs (Forum des associations, Téléthon, Octobre Rose) et participation au Festival Sport Santé Bien être, Trophées des Sports
- Mise à jour de l’annuaire des associations

* Location des salles et logements communaux :
- Gestion du planning des réservations des salles en interne et externe
- Facturation trimestrielle
- Gestion des baux de location pour les logements
- Gestion des contrats de location de salles

Contraintes du poste :
Temps complet réparti sur 4 jours ½
Travail le samedi matin (3 par mois)
Ponctuellement, travail en soirée et week-end pour les réunions et événements liés à la vie associative

Profils recherchés

Compétences relationnelles et organisationnelles
- Organiser son travail en faisant preuve de bon sens et d’esprit d’initiative
- Être rigoureux dans l’application des procédures
- Sens de l’écoute et de l’observation
- Sens des responsabilités et du respect d’autrui
- Savoir travailler en équipe
- Capacité relationnelle pour une bonne communication avec les usagers (personnel, associations, locataires…)
- Capacité à rendre compte
- Savoir résister au stress et aux tensions dans la relation au public
- Bonne présentation
- Être autonome, discret et dynamique
- Être assidue et ponctuelle

Compétences techniques
- Établir la différence entre la demande et le besoin réel
- Savoir identifier la nature et le degré d’urgence d’une demande
- Connaissance de l’environnement institutionnel
- Maitrise parfaite des logiciels de bureautique
- Aptitude à l’apprentissage des logiciels métiers
- Connaissance du fonctionnement associatif
- Connaissance des règles d’état civil