Assistant des commissions

Détails de l'offre

Famille de métiers

Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives

Grade(s) recherché(s)

Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe

Métier(s)

Ouvert aux contractuels

Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ( Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique )
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.

Temps de travail

Temps complet

Descriptif de l'emploi

Intitulé du poste : Assistant chargé des commissions
Fonction : Assistant des commissions
Le cadre d’emploi : Adjoints administratifs territoriaux
Grade : Adjoint administratif, adjoint administratif ppal 2ème ou 1ère cl - de catégorie : C
Filière : Administrative
Le positionnement du poste dans l’organisation : sous l’autorité du Directeur du CESEM

Missions / conditions d'exercice

Assure les activités des commissions et leur bon fonctionnement (secrétariat, veille informationnelle, l’assistance technique et logistique et participer à la gestion et à l’animation du service).
- Préparation, organisation des réunions
- Assurer une veille documentaire dynamique
- Participer et assurer la réalisation des activités quotidiennes du service
- Participer à la mise en place et entretien du site internet et outil de communication
- Gérer l’agenda du service et l’agenda du président du Césem
- Assurer la connexion entre le Césem et les Ceser de France

Profils recherchés

Participer à l’élaboration des réunions
- Préparation, organisation des réunions et toute la logistique qui va avec
(transmission, diffusion des informations nécessaires au bon déroulement des
activités des commissions…)
- Rédaction de compte rendu de réunion

Assurer une veille documentaire dynamique
- Constituer une base documentaire et une mémoire administrative
- Réaliser une revue de presse (actualité, revue de presse quotidienne),
- Assurer une veille continue et rendre l’information disponible

Participer et assurer la réalisation des activités quotidiennes du service
- Accueil des visiteurs et répondre à leurs demandes,
- Gestion des appels téléphoniques (entrants et sortants),
- Réception, rédaction et transmission des courriers et e-mails,
- Animation et gestion de l’agenda des commissions et l’agenda du Césem
- Trier et effectuer l’organisation de documents et dossiers

Participer à la mise en place et entretien du site internet et outil de communication
- Contribuer à la mise en place d’un outil de communication
- Accompagner dans le développement des outils de communication

Gérer l’agenda du service et l’agenda du président du Césem
- Animer et gérer l’agenda du président du Césem et l’agenda du Césem
- Anticiper les contraintes d’agenda et assurer une mise à jour quotidienne
- Inscription des congés et télétravail des agents pour information

Assurer la connexion entre le Césem et les Ceser de France
- Assurer la participation du Césem aux travaux des Cese de France

Connaissances
- Connaissances des Collectivités territoriales et de l’organisation administrative du
Département-Région de Mayotte
- Connaissance du tissu économique et social local
- Organiser et animer une réunion
- Maitrises des outils bureautiques et informatiques
- Maîtrise des techniques de veille et de communication
- Capacité rédactionnelle et esprit de synthèse