Assistant.e de direction générale - H/F

Détails de l'offre

Famille de métiers

Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives

Grade(s) recherché(s)

Rédacteur
Rédacteur principal de 1ère classe
Rédacteur principal de 2ème classe

Métier(s)

Ouvert aux contractuels

Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ( Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique )
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.

Temps de travail

Temps complet

Descriptif de l'emploi

Assurer un appui stratégique et opérationnel auprès de la Direction Générale en garantissant la fluidité de l'organisation quotidienne, la qualité de l'accueil et de l'information, ainsi que la fiabilité du suivi administratif et des dossiers transversaux.
Par son rôle d'interface et de coordination, l'assistant(e) contribue à optimiser le fonctionnement de la Direction Générale, à sécuriser les processus et à faciliter la prise de décision dans un environnement exigeant et confidentiel.

Missions / conditions d'exercice

ACTIVITÉS PRINCIPALES

Organisation et gestion des agendas de la direction générale
* Gérer et coordonner les agendas du DGS et des DGA, en lien avec le secrétariat du maire
* Planifier les rendez-vous en tenant compte des priorités et des contraintes
* Anticiper les arbitrages et assurer une organisation fluide de l'activité
* Suivre et consolider les congés du périmètre concerné
* Fonctionner en binôme avec le secrétariat du maire (notamment pour la gestion des congés, des appels, etc.)

Assurer l'accueil et être un point de contact central de la direction générale
* Accueillir et prendre en charge les interlocuteurs, physiquement et par téléphone
* Analyser, prioriser et orienter les sollicitations internes et externes
* Faciliter la circulation de l'information entre le cabinet du maire, la direction générale et les services
* Garantir la discrétion et la confidentialité des informations traitées

Organiser et sécuriser le fonctionnement administratif et logistique
* Organiser les réunions stratégiques (Maire/DG, comités, séminaires)
* Préparer les convocations, supports et éléments logistiques
* Rédiger, mettre en forme et diffuser les comptes rendus et documents
* Gérer les listes de diffusion, invitations et suivis de présence
* Assurer la réservation des salles et la préparation du matériel
* Réaliser le classement et l'archivage des documents

Assurer le suivi de dossiers transversaux et produire des indicateurs
* Mettre à jour les bases de données et listes de diffusion
* Suivre des dossiers spécifiques (incidents/accidents, RGPD, contraventions...)
* Contribuer à l'élaboration des bilans et du rapport d'activité (chiffres clés DG)
* Participer à l'amélioration des outils et des procédures
* Apporter un appui ponctuel aux projets

ACTIVITÉS SPÉCIFIQUES

Animer le réseau des assistant.es de direction de la ville
Contribuer à la continuité de service
* Monter en compétence sur les procédures internes (courrier, instances...)
* Assurer des remplacements ponctuels en cas d'absence
* Appliquer les procédures existantes dans un cadre défini

Avantages collectifs :
* Ambiance agréable
* Prise en charge à 75 % des frais de transport en commun
* Accès au restaurant municipal
* Télétravail possible ( selon nécessités de service et après 6 mois de présence )
* Possibilité de bénéficier du congé menstruel pour les agentes concernées
* Participation jusqu'à 35 € de l'employeur pour la mutuelle santé et prévoyance
* Possibilité d'adhérer au Comité d'actions sociales pour diverses activités telles que le sport, les vacances, etc.

Profils recherchés

CONNAISSANCES ET EXPÉRIENCES PROFESSIONNELLES
DIPLÔMES :
BAC +2 en assistanat de direction, gestion administrative ou équivalence

CONNAISSANCES :
* Bonne connaissance du fonctionnement des collectivités
* Pratique experte des outils bureautiques
* Grande aisance numérique
* Très bonne expertise de la langue (orthographe, grammaire, ...)

EXPÉRIENCES : Expérience confirmée sur un poste similaire, idéalement en environnement institutionnel ou en collectivité territoriale

COMPÉTENCES ET APTITUDES REQUISES

Savoir-faire
* Organiser, prioriser et gérer efficacement les activités dans un environnement exigeant
* Gérer les urgences et adapter son organisation en fonction des priorités
* Produire des écrits clairs, structurés et de qualité (comptes rendus, courriers, notes)
* Traiter et fiabiliser l'information avec rigueur
* Être force de proposition dans l'amélioration des pratiques et des outils

Savoir-être
* Faire preuve de rigueur, d'organisation et d'un excellent sens de la gestion du temps
* Savoir gérer la pression et faire face aux situations d'urgence avec calme et efficacité
* Être réactif.ve, dynamique et impliqué.e dans ses missions
* Faire preuve de discrétion professionnelle absolue et garantir la confidentialité des informations
* Adopter une posture professionnelle, avec sens du service et qualités relationnelles