ASSISTANT(E) ADMINISTRATIF(VE)

Détails de l'offre

Famille de métiers

Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives

Grade(s) recherché(s)

Adjoint administratif

Métier(s)

Ouvert aux contractuels

Poste à pourvoir prioritairement par voie statutaire
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.

Temps de travail

Temps complet

Télétravail

Oui

Management

Non

Rémunération indicative

13ème mois - Participation protection sociale - Régime indemnitaire - Adhésion à PLURELYA

Descriptif de l'emploi

L'Assistant(e) administratif(ve) au Secrétariat Général :
- Participe à l’organisation, à la préparation et au suivi, en lien avec la DGAS responsable, des décisions de l’assemblée délibérante et des autres instances décisionnaires de la collectivité.
- Assure la bonne transmission des correspondances et des actes aux services compétents et veille à leur prise en charge.
- Recueille et traite les informations nécessaires au bon fonctionnement administratif des services et de la collectivité.
- Suit les dossiers administratifs afin d’assurer la bonne transmission aux partenaires et la publicité requise dans le respect de la réglementation applicable.
- Assiste la responsable dans l’organisation du travail du service.

Missions / conditions d'exercice

Missions principales :
- Gestion de l’enregistrement et de la ventilation du courrier entrant et sortant et des courriels reçus sur la boîte générique de la commune (Voir email sur emploi-territorial.fr).
- Accueil téléphonique et physique du secrétariat général.
- Organisation matérielle et planification des réunions du conseil municipal et de ses travaux préparatoires.
- Vérification de la qualité orthographique et de mise en forme des correspondances et actes mis en signature.
- Exécution des missions administratives liées à la préparation et au suivi des conseils municipaux et de ses réunions préparatoires ainsi qu’aux décisions du maire prises par délégation du conseil municipal. (préparation des ordres du jour, transmission et publication des actes…).
- Transmission des actes au contrôle de légalité.
- Gestion des parapheurs (physique et numérique).
- Suivi et exécution du budget du service (40 000 € de fonctionnement)
- Gestion des fournitures, des abonnements et des contrats du SG.
- Classement et préparation d’archivage.
- Tenues des registres obligatoires.

Missions accessoires :
- Référent(e) auprès des services sur le logiciel métier Fast (parapheur électronique).
- Référent(e) pour le déploiement et l’utilisation du logiciel de traitement des correspondances.

Conditions et contraintes d'exercice :
- Travail en bureau (télétravail possible).
- Poste à temps complet (36h semaine)
- Disponibilité.
- Possibilité de réunions le soir (commission préparatoire, conseils municipaux…).
- Respect des obligations de discrétion et de confidentialité.
- Connaissance de la vie locale et de son territoire.

Profils recherchés

Savoir-faire :
- Maîtrise des outils bureautiques et des diverses applications métier (Pack Office (Word – Excel – PowerPoint) Outlook - Teams - Plateforme Fast – Logiciel Finances Ciril, Publiact …)
- Capacités rédactionnelles et de mise en forme de tous types de courriers et d’actes municipaux à caractère officiel.
- Accueil physique et téléphonique du public.
- Gestion d’agendas électroniques.
- Sens pratique et aptitudes à la prise en charge de l’organisation logistique de réunions

Savoir :
- Bonne maîtrise de l’orthographe et de la syntaxe et des savoirs de base.
- Bonne expression orale et sens de la pédagogie.
- Techniques de prise de notes et de rédaction de comptes-rendus.
- Connaissances des procédures administratives et de l’environnement des collectivités territoriales (gouvernance, cadre législatif et réglementaire…)

Savoir-être :
- Rigueur, sens de l’organisation.
- Discrétion.
- Adaptabilité, diplomatie.
- Efficacité, esprit de synthèse.
- Qualités relationnelles, sens du contact et de l’écoute.
- Sens du service public.
- Goût et sens du travail en équipe et en transversalité