Responsable du bureau des diplômes H/F - Titulaire - contractuel.le

Poste

Sous l'autorité de la directrice de la scolarité, le ou la responsable des diplômes assure l'organisation, la sécurisation et le suivi de l'ensemble des opérations relatives à la délivrance des diplômes et des documents associés.
Activités principales
• Superviser l'édition et la délivrance des diplômes
• Encadrer 5 agents (gestion des congés, entretiens professionnels, formations...)
• Diriger et animer l'équipe
• Veiller à la mise en application des textes règlementaires en matière de diplômes
• Assurer la communication avec les composantes de l'université
• Superviser la gestion du courrier
• Recevoir les étudiants sur des situations précises ou litigieuses
• Répondre aux demandes de certifications/vérification de diplômes
• Superviser les doubles diplomations
• Organiser l'archivage
• Écrire et mettre à jour les procédures administratives
• Assurer la mise en œuvre de la démarche qualité dans la gestion des activités
Responsabilités particulières
• Utiliser les applications de gestion de la scolarité et les outils bureautiques.
• Gérer les demandes de diplômes antérieurs à 2010
• Accueillir et informer les usagers (accueil physique, par téléphone et par courriel ; répondre aux demandes usagers via l'outil de messagerie Assistance étudiants)
• Effectuer annuellement les statistiques du BDD (nombre total diplômes/ nombre diplômes édités/ nombre duplicata, etc).
• Produire des tableaux de bord et des indicateurs d'activité.

Profil

Connaissances et compétences requises
- Connaissance de l'université, des règles de scolarité et de la réglementation en vigueur
- Sens de l'organisation et des responsabilités
- Capacité à anticiper et hiérarchiser les priorités
- Aptitude à l'encadrement
- Sens de l'écoute et de la communication
- Qualités relationnelles et aptitude à travailler en équipe
- Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel,...).
- Savoir rendre compte régulièrement l'état d'avancement des activités