Agent chargé de la comptabilité et du secrétariat (h/f)

Détails de l'offre

Famille de métiers

Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives

Grade(s) recherché(s)

Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe

Métier(s)

Ouvert aux contractuels

Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ( Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique )
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.

Temps de travail

Temps complet

Descriptif de l'emploi

En collaboration et sous la responsabilité de la directrice du Quadrant vous assurez :
- La gestion comptable du réseau des bibliothèques du Quadrant
- Le secrétariat de la Direction

Missions / conditions d'exercice

* Gestion comptable et budgétaire :
- Assurer le traitement des dépenses et des recettes du réseau Le Quadrant
- Établir et suivre les bons de commande
- Suivre les facturations et l'enregistrement des factures pour les acquisitions de livres à l'organisme de gestion collective La Sofia
- Tenir à jour les tableaux de bord financiers et les outils de suivi du budget du réseau
- Assurer le suivi des subventions (conventions, décisions, états de dépenses des financements accordés..)
- Contrôler les engagements comptables et les échéances de paiement
- Participer à l'élaboration et au suivi du budget du service
- Assurer le suivi des dossiers d'amendes en collaboration avec l'agent dédié à cette mission

* Secrétariat et gestion administrative /
- Assurer l'interface administrative avec les services compétents de la ville, les fournisseurs et prestataires
- Rédiger, mettre en forme et diffuser les documents administratifs (courriers, notes, comptes-rendus, rapports, conventions, délibérations...)
- Gérer l'entrée des congés et des récupérations du personnel de la bibliothèque des Annonciades et de la Bibludothèque Damrémont dans le logiciel Astre RH.
-Assurer le suivi des tableaux relatifs aux congés, récupérations et heures supplémentaires, déclaration au service des ressources humaines
- En lien avec la direction, assurer le suivi des échéances de contrat
- Assurer avec la direction le suivi administratif relevant des marchés publics
- Assister la direction dans le suivi des projets et des activités du réseau
- Contribuer à la préparation des bilans d'activités, rapports annuels et participer à la collecte des données statistiques d'activité (dont les statistiques annuelles du ministère de la Culture)
- Gérer l'archivage physique et numérique des documents générés par les tâches comptables et du secrétariat
- Gérer le dossier de renouvellement des abonnements aux périodiques pour le Quadrant et pour la documentation de la ville.
- Assurer les réclamations en collaboration avec l'agent dédié à cette mission.
- Commander et gérer le stock des fournitures de bureau

* Particularités dans l'exercice du poste :
- Travail du mardi au samedi, avec tranches horaires incompressibles
- Travail en soirée ou le dimanche à l'occasion des manifestations du réseau
- Travail sur écran et utilisation quotidienne d'outils informatiques

Profils recherchés

SAVOIRS :
- Connaissance des règles de comptabilité publique et des procédures administratives des collectivités territoriales
- Connaissance du fonctionnement des collectivités territoriales et des bibliothèques
- Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Bluemind)
- Connaissance des logiciels de gestion financière et administrative (Astre RH, Astre GF, Chorus...)
- Notions relatives aux marchés publics appéciées

SAVOIR-FAIRE :
- Assurer le suivi de dossiers multiples dans le respect des délais
- Élaborer et suivre des tableaux de bord
- Identifier et gérer des priorités
- Savoir alerter la hiérarchie en cas de problème

SAVOIR-ÊTRE :
- Avoir le sens du service public
- Avoir le sens de l'organisation et de l'anticipation
- Avoir le sens des responsabilités
- Qualités relationnelles et sens du travail en équipe
- Être force de proposition, avoir l'esprit d'initiative
- Savoir faire preuve de discrétion professionnelle
- Capacités d'adaptation et polyvalence
- Savoir gérer la pression
- Disponibilité et réactivité