Responsable des services à la population

Détails de l'offre

Famille de métiers

Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Etat civil

Grade(s) recherché(s)

Attaché
Rédacteur principal de 1ère classe
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur

Métier(s)

Ouvert aux contractuels

Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ( Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique )
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.

Temps de travail

Temps complet

Télétravail

Oui

Management

Oui

Experience souhaitée

Confirmé

Descriptif de l'emploi

La ville de Plaisance du Touch recrute son responsable des services à la population. La ville de Plaisance du Touch est une
ville de 20 000 habitants située à 12 kilomètres à l’Ouest de Toulouse. Forte de ses 300 agents, elle déploie des services à
destination de la population communale dans de nombreux secteurs (petite enfance, enfance, cadre de vie, action sociale,
action culturelle…).
Sous l’autorité de la directrice de la vie communale, le responsable des services à la population pilote, organise et optimise l’ensemble des services proposés aux administrés. Ses missions couvrent notamment : l’accueil physique et téléphonique, l’état civil, les élections, le funéraire, les démarches administratives, le recensement de la Population, le management des agents du service.

Missions / conditions d'exercice

Missions ou activités
Missions principales du poste :
Organiser et coordonner l’accueil et l’information du public, garantir la qualité du service rendu aux usagers renseignement et orientation du public :
- Participe à la définition des orientations stratégiques en matière d’offre de service,
- Optimise et développe les activités population de la collectivité,
- Garantir les missions liées aux formalités administratives, au funéraire et à l’accueil des usagers.
Superviser l’état civil :
- Délivrance des actes (naissance, mariage, décès),
- Instruction des dossiers,
- Sécurisation administrative et juridique des actes,
- Veille juridique.
Piloter la gestion des listes électorales et organiser les scrutins :
- Révision des listes électorales
- Mise en place des commissions de contrôle
- Organisation matérielle des élections
- Contrôle des procédures de vote
Piloter les campagnes de recensement de la Population :
- Préparation et coordination des agents,
- Suivi de la collecte et transmission des données à l’INSEE.
Management de l’équipe :
- Suivi de l’activité,
- Encadrer, animer et accompagner les équipes du service,
- Gestion des plannings.
Assurer le suivi budgétaire et administratif du service

Profils recherchés

"Les savoirs" :
- Connaissance du Code civil, du code électoral, du CGCT et des procédures administratives associées
- Maitrise de la réglementation et de la législation en vigueur dans les domaines de l’état civil, des élections, du recensement et des affaires funéraires
- Compréhension des modalités et enjeux du recensement ainsi que des acteurs institutionnels impliqués
- Utilisation des logiciels métiers
- Connaissance du fonctionnement, de l’organisation et de l’environnement des collectivités territoriales
- Veille législative et réglementaire
"Les savoir-faire" :
Management du service :
- Planifier et organiser les postes de travail des agents pour assurer la meilleure adéquation possible entre les besoins et les effectifs du service
- Veiller à la qualité de l’accueil du public
- Contrôler et évaluer le travail et procéder aux ajustements nécessaires, mener les entretiens d’évaluation annuels
- Veiller à la formation des agents et à leur évolution professionnelle
- Veiller aux conditions de travail
- Participer au recrutement des agents et constituer les équipes pour le recensement et les élections
Organisation du suivi de la liste électorale et des scrutins
- Définir l’organisation des bureaux de vote
- Contrôler la qualité des documents collectés et les procédures liées au scrutin
- Garantir l’établissement et la transmission des actes en Préfecture
Organisation du recensement de la population
- Constituer et organiser l’équipe des agents recenseurs
- Organiser la transmission des documents à l’INSEE et l’élimination des documents restants
Gestion des actes de l’état civil
- Organiser l’accueil et l’information du public
- Etablir les actes d’état civil, effectuer les contrôles et prévenir les fraudes
- Organiser la délivrance des titres d’identité
- Traiter les opérations liées au funéraire
Assurer la veille juridique et garantir la fiabilité des actes et procédures
- Se procurer et tenir à jour la législation et la réglementation relative à tous les domaines de compétences concernés et assurer la veille
- Développer et entretenir un réseau professionnel
- Mettre une documentation pratique et des procédures à disposition des agents
- Intervenir en appui et conseil pour les agents du service
- Apporter son point de vue et transmettre les informations utiles à sa hiérarchie concernant les évolutions juridiques
"Les savoir-être" :
- Qualité relationnelle et rédactionnelles
- Capacité d’analyse, de synthèse et d’anticipation
- Compétences managériales, sens de l’organisation et du travail en équipe
- Sens du service public
- Esprit d'équipe,
- Sens du service public
- Force de proposition
Spécificités du poste :
- Travail en transversalité avec l’ensemble des services communaux
- Horaires fixes avec amplitude variable
- Pics d’activité liés à l’organisation des scrutins électoraux, au recensement
- Disponibilité, devoir de confidentialité
Formations et expériences attendues :
- Expérience sur un poste similaire appréciée
- Formation Valeurs de la République et Laïcité