Assistant administratif F/H

Présentation

Les agents de Roissy Pays de France sont les moteurs d’un territoire dynamique, au cœur des transitions. Acteurs passionnés, ils incarnent l’esprit de ce bassin de vie en pleine effervescence. Leur engagement fait de Roissy Pays de France un centre vivant, riche en opportunités.

Chaque jour, leurs actions renforcent un territoire où tout devient possible. Leur travail assure la cohésion d’un écosystème vibrant, où qualité de vie et diversité s’unissent pour offrir aux entreprises et habitants un avenir tourné vers l’excellence.

Ensemble, ils font rayonner ce territoire, sa capacité à transformer chaque projet en aventure ! Prêts à les rejoindre ?

Description des missions

Activités :

• Assister les gestionnaires et juristes commande publique et assure l'intérim de l'approvisionneur

• Participer au suivi des contrats de la commande publique et assure l'interface avec les élus et les autres services

• Enregistrer les fiches d'expression des besoins et demandes de modification de contrat

• Attribuer les numéros de contrats (marchés, lots...)

• Suivre les mises en ligne sur la plate-forme de dématérialisation

• Suivre les retraits des dossiers de consultation

• Réceptionner les copies de sauvegarde et tenir les registres de dépôts des offres

• Gérer l'envoi et le suivi des parapheurs

• Suivre le circuit des décisions et délibération dans le logiciel ActesOffice

• Préparer les dossiers pour la transmission au contrôle de la légalité et aux Finances

• Assurer la notification électronique des contrats et de tous les autres actes

• Gérer la « Contrathèque »

• Informer les services de l'aboutissement de la procédure

• Enregistrer les contrats (marchés) dans le logiciel comptable

• Assurer le suivi administratif des contrats (sous-traitance, avenants, mise en demeure, résiliation, etc.)

• Alimenter, tenir à jour et faire des propositions pour le planning des Commissions

• Convoquer les membres des commissions et suivre le respect du quorum le cas échéant

• Assurer l'interface avec les élus membres

• Préparer les dossiers de présentation

• Assister aux commissions et en assurer le secrétariat

• Rédiger les procès-verbaux et suivre les signatures

• Assurer l'accueil téléphonique et physique de la direction

• Gérer l'envoi, l'enregistrement et le suivi des courriers (voie papier, électronique ou télécopie)

• Alimenter les tableaux de bord du secteur (suivi des procédures, suivi des échéances, etc.)

• Coordonner l'archivage physique et électronique des procédures et des contrats

• Suivre les délégations de pouvoir dans le domaine de contrats de la commande publique

• Engager les bons de commandes, en l'absence de l'approvisionneur

• Gérer, le cas échéant, les virements de crédits : suivre les virements internes et externes au service

• Valider les factures, en l'absence de l'approvisionneur

• Gérer les demandes des services en lien avec les fournisseurs et/ou prestataires

Profil recherché

• Maîtrise des outils bureautiques (environnement Windows, suite « Office ») et informatiques (plate-forme de dématérialisation des marchés publics, logiciel de gestion des actes, logiciel comptable, outil rédactionnel des procédures...)

• Connaissance des règles de la commande publique

• Connaissance des règles de la comptabilité publique

• Autonomie, disponibilité, confidentialité, esprit d'initiative

• Aptitude au travail en équipe et dans un cadre hiérarchique

• Organisation et rigueur, bonnes aptitudes rédactionnelles et relationnelles, capacité à gérer l'urgence et le multitâches