Assistant de Direction

Descriptif du poste

1. Contexte

L’Assistant(e) : direction / gestion administrative assure le bon fonctionnement administratif quotidien du bureau, veille à la gestion des agendas et à la coordination interne, et assiste directement la Head of Chairman Office.

L’assistant(e) de direction / gestion administrative et l’assistant(e) logistique / support événementiel travaillent en étroite collaboration afin d’assurer la continuité des missions du service, avec une capacité de relais mutuel en fonction des besoins.

2. Missions

Gestion administrative du bureau

• Traitements du courrier – réception, traitement, archivage, envoi
• Traitement des cadeaux reçus – réception, traitement, archivage, envoi
• Mettre à jour les bases de données administratives (contacts…)
• Assurer le suivi des factures, devis et bons de commande. Suivre l’évolution du budget et des dépenses.
• Préparer et organiser certains dossiers administratifs / recherches.
• Gérer et organiser les stocks du bureau (fournitures, nourriture, boissons, matériel) et le bon fonctionnement des outils informatiques et logistiques
• Rangement

Gestion des agendas et coordination interne

• Mettre à jour les agendas partagés (dates de matchs, d’événements, des anniversaires…)
• Organiser certaines réunions internes, petit-déjeuner/déjeuner (créneaux, préparation des documents…)
• Assurer la diffusion et la mise à jour d’informations pratiques au sein du service.
• Envoi d’invitation pour les matchs, événements…

Assistance/Support à la head of Chairman Office

• Apporter un soutien administratif à la Cheffe de Cabinet (agenda, déplacement (voiture, train, avion, hôtel), prise de rendez-vous…)
• Préparer certains dossiers ou documents nécessaires à ses activités.
• Participer à la coordination de certains projets ou demandes internes. xgjwbzu
• Notes de frais

3. Conditions de travail

• Environnement de travail dans un bureau partagé
• Posture assise avec déplacements fréquents dans nos locaux
• Usage quotidien d’un ordinateur (travail sur écran)
• Travail du lundi au vendredi
• Intégration et accompagnement dès l’arrivée

Tous nos postes sont ouverts aux personnes en situation de handicap.

Profil recherché :

1. Qui êtes-vous ?

Expérience :

• Formation en gestion, administration ou assistanat
• Première expérience en assistanat administratif ou gestion de bureau dans le secteur du luxe et/ou du sport
• Expérience dans un environnement de direction appréciée

Langue :

• Niveau d’anglais courant oral et écrit

Qualités requises :

• Excellente organisation et rigueur administrative
• Capacité à gérer plusieurs tâches simultanément
• Discrétion et sens de la confidentialité
• Très bonne gestion des priorités

Déroulement des entretiens :

1er entretien avec notre Chef de Projet Opérationnel et notre Chargée de recrutement (sur site)

2eme entretien avec notre Head of Protocol and Office of Group Chairman (sur site)