Assistant(e) administratif(ve) et budgétaire

Détails de l'offre

Famille de métiers

Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives

Grade(s) recherché(s)

Rédacteur

Métier(s)

Ouvert aux contractuels

Oui ( Art. L332-13 du code général de la fonction publique )
Seul un contractuel peut être recruté sur ce poste car il s'agit d'un remplacement d'un agent. Le contrat proposé est à durée déterminée, dans la limité de la durée d'absence de l'agent remplacé.

Temps de travail

Temps complet

Descriptif de l'emploi

Rattaché(e) au Directeur de la Famille et des Solidarités, vous garantissez le cadre administratif, juridique, logistique et budgétaire de la direction.

Missions / conditions d'exercice

Activités principales du poste :
• Administratif et juridique :
- Organiser le Conseil d’Administration du CCAS et en assurer la gestion (convocations, compte-rendu, notes explicatives et projets de délibérations)
- Réaliser, légaliser, afficher et assurer le suivi des actes administratifs de la direction (délibérations, décisions, arrêtés, conventions, contrats ….)
- Assurer l’interface avec l’ensemble des directions support (DRH, DST, DAJCP, DSI, Protocole, Communication) et le cabinet du Maire
- Assurer le traitement du courrier
- Gérer le fichier contact des partenaires institutionnels et associatifs de la direction
- Instruire et suivre les demandes de subventions des associations au CCAS
- Assurer la gestion des ressources de la direction (demandes de réservation de salles, alarmes, clés, véhicules…)
- Etablir des documents (courriers, tableaux, présentations, bilans d’activité…) pour la direction et les différents services
- Mettre à jour l’agenda évènementiel de la direction
- Préparer les réunions (gestion des agendas, réservation des salles …) et en faire les compte-rendu
- Garantir la circulation de l’information, en interne à la direction, comme envers les autres services et les partenaires externes
- Mettre en place des procédures de gestion et des indicateurs nécessaires au suivi des activités et tenir à jour les reporting
- Etablir et veiller au respect des procédures, délais et obligations
- Participer au club des assistantes
- Prendre en charge certains projets transversaux
- Gérer des demandes ponctuelles en cas d’absence de la Directrice

• Comptable et budgétaire :
- Elaborer et suivre le budget de la direction (dépenses, recettes)
- Gérer les commandes de fournitures administratives, de petits équipements, de dépenses d’investissement ; faire les demandes de virements de crédits ; contrôler les factures ; gérer la clôture de l’exercice comptable
- Suivre les dossiers déposés auprès des financeurs (appels à projets)

Profils recherchés

Issu(e) d’une formation supérieure et justifiant d’une expérience réussie dans le secteur administratif, vous connaissez le fonctionnement des collectivités territoriales et le cadre légal et réglementaire des actes administratifs. Vous possédez des capacités d’organisation et d’adaptation, des qualités rédactionnelles et relationnelles, vous êtes autonome et rigoureux. Vous avez le goût pour la polyvalence, l’esprit d’initiative et le sens du travail en équipe.

Conditions de recrutement : participation Mutuelle, CNAS, télétravail