Assistant administratif F/H

Détails de l'offre

Famille de métiers

Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives

Grade(s) recherché(s)

Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe

Métier(s)

Ouvert aux contractuels

Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ( Art. L332-14 du code général de la fonction publique )
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.

Temps de travail

Temps complet

Experience souhaitée

Confirmé

Rémunération indicative

Selon profil

Descriptif de l'emploi

Assurer le fonctionnement administratif du service commande publique.

Missions / conditions d'exercice

Activités :

- Assister les gestionnaires et juristes commande publique et assure l'intérim de l'approvisionneur

- Participer au suivi des contrats de la commande publique et assure l'interface avec les élus et les autres services

- Enregistrer les fiches d'expression des besoins et demandes de modification de contrat

- Attribuer les numéros de contrats (marchés, lots...)

- Suivre les mises en ligne sur la plate-forme de dématérialisation

- Suivre les retraits des dossiers de consultation

- Réceptionner les copies de sauvegarde et tenir les registres de dépôts des offres

- Gérer l'envoi et le suivi des parapheurs

- Suivre le circuit des décisions et délibération dans le logiciel ActesOffice

- Préparer les dossiers pour la transmission au contrôle de la légalité et aux Finances

- Assurer la notification électronique des contrats et de tous les autres actes

- Gérer la " Contrathèque "

- Informer les services de l'aboutissement de la procédure

- Enregistrer les contrats (marchés) dans le logiciel comptable

- Assurer le suivi administratif des contrats (sous-traitance, avenants, mise en demeure, résiliation, etc.)

- Alimenter, tenir à jour et faire des propositions pour le planning des Commissions

- Convoquer les membres des commissions et suivre le respect du quorum le cas échéant

- Assurer l'interface avec les élus membres

- Préparer les dossiers de présentation

- Assister aux commissions et en assurer le secrétariat

- Rédiger les procès-verbaux et suivre les signatures

- Assurer l'accueil téléphonique et physique de la direction

- Gérer l'envoi, l'enregistrement et le suivi des courriers (voie papier, électronique ou télécopie)

- Alimenter les tableaux de bord du secteur (suivi des procédures, suivi des échéances, etc.)

- Coordonner l'archivage physique et électronique des procédures et des contrats

- Suivre les délégations de pouvoir dans le domaine de contrats de la commande publique

- Engager les bons de commandes, en l'absence de l'approvisionneur

- Gérer, le cas échéant, les virements de crédits : suivre les virements internes et externes au service

- Valider les factures, en l'absence de l'approvisionneur

- Gérer les demandes des services en lien avec les fournisseurs et/ou prestataires

Profils recherchés

- Maîtrise des outils bureautiques (environnement Windows, suite " Office ") et informatiques (plate-forme de dématérialisation des marchés publics, logiciel de gestion des actes, logiciel comptable, outil rédactionnel des procédures...)

- Connaissance des règles de la commande publique

- Connaissance des règles de la comptabilité publique

- Autonomie, disponibilité, confidentialité, esprit d'initiative

- Aptitude au travail en équipe et dans un cadre hiérarchique

- Organisation et rigueur, bonnes aptitudes rédactionnelles et relationnelles, capacité à gérer l'urgence et le multitâches