Assistante de la Direction de l’Aménagement et de la Vie Economique

Détails de l'offre

Famille de métiers

Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives

Grade(s) recherché(s)

Adjoint administratif
Rédacteur

Métier(s)

Ouvert aux contractuels

Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ( Art. L332-14 du code général de la fonction publique )
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.

Temps de travail

Temps complet

Télétravail

Oui

Management

Non

Rémunération indicative

Selon la grille indiciare + IFSE

Descriptif de l'emploi

La Ville de Saint-Genis-Laval est une commune de 21 500 habitants qui fait partie intégrante du territoire la Métropole de Lyon (59 communes). Elle s’affirme aujourd’hui avec l’arrivée du métro B et l’aménagement du projet du Vallon sur un temps long à l’échéance 2035-2040.
Fort de ces 1950 entreprises présentes sur le territoire, la commune constitue un pôle économique attractif et un bassin d’emplois important (env. 10 000 emplois). Elle compte notamment :
- trois zones d’activités (ZA des Barolles, de la Mouche et du Favier) facilement accessibles depuis les grands axes de circulation. Elle regroupe 50 % des entreprises du territoire et 80 % des salariés.
- un tissu dominé par des PME dynamiques dans l’industrie sur des secteurs d’activités très divers et quelques grands groupes nationaux et internationaux ;
- la présence d’un centre commercial Saint-Genis 2 le long de l’A450, particulièrement attractif à l’échelle du bassin de vie ;
- un centre-ville animé avec plus 135 commerces et un pôle commercial (Auchan, galerie marchande de 75 boutiques / commerces et restaurants ...)
- Le marché Bio du mercredi matin (plus de 20 producteurs et revendeurs de produits certifiés bio) et le marché traditionnelle du vendredi matin (environ 50 commerçants et producteurs)
- La Foire Sainte-Catherine qui accueille près de 150 exposants et environ 5 000 visiteurs par an
Par ailleurs, la ville porte un projet ambitieux de requalification et la revitalisation de son centre-ville afin de dynamiser le commerce de proximité, maillon essentiel en terme d’emplois, de services à la population, d’animation et de lien social. Cet objectif passe par la déclinaison d’une stratégie cohérente sur le commerce, le patrimoine, l’espace public et l’apaisement des flux.

Missions / conditions d'exercice

MISSIONS DU POSTE

Sous la responsabilité du directeur de l’Aménagement et de la Vie Economique, vous êtes la porte d’entrée de la direction auprès des services de la collectivité (notamment du Cabinet du Maire et des élus), de l’accueil général et des administrés.

A ce titre, vous venez en appui du directeur et des trois chefs de service pour le suivi des dossiers, l’organisation des réunions, la gestion administrative et financière de la Direction. Ainsi, les missions dévolues à ce poste sont les suivantes:

1/ Assurer le lien entre le Cabinet et les différentes directions de la collectivité (30% du temps)

- organisation de toutes les réunions nécessitant la présence d’un élu (COPIL, RDV, transmission des dossiers, mise en forme des supports de présentation, diffusion des CR…),
- la relecture, la mise en forme et le suivi du courrier à la signature des élus et du Maire,
- assurer le suivi et le bon dispatching du courrier,
- organiser les réunions inter-services de la Direction et rédiger/diffuser les compte-rendus
- être le point d’entré de la DAF sur les questions budgétaires (Bon de commande, facturation, CIRIL...)
- accompagner les services sur la préparation du budget annuel et modifictif à mi-année,
- alerter les chefs de services sur les échéances budgétaires (éditions de tableaux de bord, demande de devis, disponibilité des crédits, réalisation des bons de commandes, encaissement et suivi des factures, remonter des problématiques rencontrées sur le logiciel CIRIL, alerter sur les délais…)
- apporter une aide administrative pour la passation des marchés et consultations (mise en forme, relecture des cahiers des charges et des pièces administratives, assurer le lien avec le service marchés et service juridique, alerter sur les délais, ordre de services, factures, suivi du prestataire et demandes de pièces justificatives, circuits de validation, suivi du paiement au niveau de la comptabilité...)
- venir en appuis des services pour la MAJ des données sur DigitalBox (bases de données partenaires)

- organiser le processus de classement et d’archivage des dossiers : être force de proposition, venir en appui des agents pour le classement informatique, l’archivage papier et la transmission des dossiers
- centraliser les besoins en fournitures au niveau de toute la direction
- Assitance sur la MAJ du site internet

2/ Assiter la responsable du service Economique et Manageur de centre-ville (50 %)
- être la porte d’entrée du service informatique sur la dématerialisation des tâches administratives (notamment via Toodego)
- gérer les demandes d’autorisation (arrêtés) : débits de boissons, les ouvertures tardives...
- assurer la gestion administrative et financière du marché : campagne d’abonnement annuel, collecte des documents réglementaires pour le prélèvement, faire la facturation et suivi comptable en collaboration avec la DAF
- gérer le processus de recouvrement de la TLPE en lien avec la DAF
- faire le lien avec le service infrastructure sur la rédaction des arrêtés concernant les demandes d’occupation des terrasses, la signalétique, emplacement marchés…
- mettre à jour les fichiers des commerçants et divers tableaux de bords du service
- faire lien avec le service communication pour l’organisation et le suivi des événements notamment les guinguettes, les st genis connect, la Foire, MAJ site internet et communication réseaux

3/ Venir en appui de la responsable du service planification, actions foncières et politique de l’Habitat (15 % du temps)
- orgaisation des RDV
- organisation des commissions Antennes (envoi des convocations, compte-rendus, relances...)
- assurer la gestion administrative et le suivi des DIA (préparation des dossiers, lien avec la Métropole, alerte sur les délais, mise à jour des tableaux de suivi…)
- Appuis administratif sur les procédures de modification et de révision PLU-H (affichages, courriers, Mise à disposition des documents auprès du public, réunion publiques...)

4/ Venir en appui de l’assitante du service urbanisme (5%) sur :
- l’organisation des séances d’architecte-conseil (organisation du plannning annuel)
- l’organisation de la Commission Communal des Impôts Directs (CCID) qui a lieu annuellement (montage de la réunion, lien avec les élus et le service des impôts préparation des documents)

A noter : pour des raisons de continuité de service et si la situation le nécessite (congés, absence prolongée, réunions mobilisant l’ensemble du service), l’assistante de Direction vient en appui du service urbanisme pour des tâches de secrétariat courantes (accueil et orientation du public, signature des parapheurs, courriers, affichages…)

Profils recherchés

COMPETENCES

Formation
- Formation bac +2 minimum
- Bonne connaissance du fonctionnement des collectivités territoriales et des procédures administratives
- Maîtrise des outils bureautiques (traitement de texte, tableur, diaporama, messagerie, Internet, IA, applications de gestion des plannings)

Compétences, et aptitudes :
• Techniques de secrétariat (dont capacité rédactionnelle et orthographe)
• Techniques d’accueil
• Autonome, sens de l’organisation, rigueur et sens des priorités,
• Esprit d’analyse et de synthèse, force de proposition,
• Travail en transversalité/en équipe, des notions sur le travail en mode projets
• Bon relationnel, adaptation à divers interlocuteurs, agilité et créativité
• Disponibilité

Primes annuelles et CIA ( Complément Indemnitaire Annuel)

• Prime fixe de 609,80 € à temps complet pour une présence du 1er janvier au 31 décembre
• Prime modulable de 457,35 € pour une présence du 1er novembre au 31 octobre (soumise aux absences)
• CIA (Complément Indemnitaire Annuel) soumis à entretien professionnel et aux absences, et calculé selon votre TIB

Les avantages sociaux

• Chèques déjeuner : d’une valeur de 8 € avec 60% pris en charge par l’employeur (soit seulement 3,20 € à votre charge),
• Contrats collectifs santé et prévoyance : une participation mensuelle de l’employeur allant jusqu’à 19 €/mois, selon votre grade,
• Amicale du personnel : adhésion de 24 €/an, vous donnant également accès aux prestations du CNAS,
• Transport en commun : 75% de votre abonnement pris en charge,
• Forfait mobilité durable :pour encourager vos déplacements responsables