ASSISTANT(E) ADMINISTRATIF(VE)

Détails de l'offre

Famille de métiers

Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives

Grade(s) recherché(s)

Emploi contractuel de cat. C

Métier(s)

Ouvert aux contractuels

Oui ( Art. L332-23 disposition 1 du code général de la fonction publique )
Seul un contractuel peut être recruté sur ce poste car il s'agit d'un accroissement temporaire d'activité. Le contrat proposé ne peut excéder un an, pendant une même période de 18 mois consécutifs.

Temps de travail

Temps complet

Télétravail

Non

Management

Non

Experience souhaitée

Confirmé

Descriptif de l'emploi

Renfort administratif au sein du secrétariat général

Sous la responsabilité de la responsable du secrétariat général, vos missions consistent à accueillir, orienter et renseigner le public ; recueillir et traiter les informations nécessaires au fonctionnement administratif du service ; suivre les dossiers administratifs et gérer les dossiers selon l’organisation et ses compétences.

Missions / conditions d'exercice

Accueil physique et téléphonique (standard)
Traitement du courrier entrant (enregistrement, scan, renommage et distribution dans les différents services) et sortant (affranchissement) – dont relève du courrier (boite aux lettres)
Gestion de la boite mail
Relevé de la machine à affranchir
Secrétariat général (frappe de courriers et mise en forme de documents pour le compte de plusieurs services)
Réservation des salles de réunions
Gestion du stock et commandes des fournitures administratives
Transmission des actes dématérialisés (arrêtés, décisions…) et pièces annexes au contrôle de légalité
En tant que de besoin, secrétariat de la direction générale.
Affichage divers

Profils recherchés

Formation BAC+2 (secrétariat, gestion administrative)
Expérience sur un poste administratif souhaitée
Maitrise parfaite de l’orthographe exigée
Maîtrise des techniques de secrétariat
Maîtrise des règles de l'accueil téléphonique et physique
Maitrise des outils informatiques exigée : traitement de texte / publipostage / excel / gestion boite mail outlook
Compétences administratives avérées (capacités de rédaction, accueil, gestion administrative, réponse à des courriels, etc) ;
Connaissance de l'environnement institutionnel des collectivités territoriales
Maitrise de la gestion des demandes ou informations selon leur caractère d’urgence ou de priorité
S’exprimer clairement et reformuler les demandes
Capacité d'autonomie et d'initiative dans la gestion des tâches
Qualités relationnelles et travail en équipe.
Rigueur dans la gestion des dossiers, organisation, précision