ASSISTANT.E DE DIRECTION EXECUTIVE MPC H/F

L’Assistant.e de Direction exécutive MPC est spécifiquement en charge d’appuyer la Directrice exécutive et les Directeurs exécutifs adjoints dans leur organisation et la gestion de certains dossiers, afin de faciliter leur activité. Le périmètre des activités du poste pourra être ajusté en fonction des besoins de la Direction exécutive, notamment en période d’intérim.
Dans le cadre de ses fonctions, l’Assistant.e exécuti.f.ve sera amené.e à être en relation avec une grande variété d’interlocuteurs internes et externes. Il.Elle devra faire preuve de très bonnes qualités relationnelles et d’un grand sens de l’organisation. La maîtrise de l’anglais est obligatoire du fait des sollicitations fréquentes de la part des partenaires internationaux.  

ACTIVITÉS
1. Optimiser le temps de la Directrice exécutive et des Directeurs exécutifs adjoints :
●Hiérarchiser, fixer et assurer le suivi des rendez-vous via Outlook ;
●Veiller à la cohérence et à l'organisation des rendez-vous ;
●Assurer les retours aux sollicitations du Cabinet et des équipes.

2. Prendre en charge et traiter l'ensemble des sollicitations internes et externes destinées à la Directrice exécutive et aux Directeurs exécutifs adjoints :
●Réceptionner les appels téléphoniques, en assurer le filtrage et la transmission ;
●Réceptionner, dépouiller, trier le courrier (papier et électronique), le transmettre aux directeurs concernés pour réponse ;
●Mettre en forme des courriers, rapports, notes de synthèse suivant la charte graphique de CMN ;
●Mettre en forme des supports de présentation.

3. Organiser et/ou préparer les réunions de la Directrice exécutive et des Directeurs exécutifs adjoints ainsi que certaines manifestations :
●Organiser la logistique des réunions (réservation et préparation des salles, etc.) ; Préparer les dossiers nécessaires aux réunions, assurer la demande d'éléments de langage auprès des équipes concernées ;
●En appui au conseiller de la Direx, qui en a la responsabilité, contribuer à rédaction et diffusion aux équipes des compte-rendu des réunions bimensuelles d'équipe (réunion Direction MPC et réunions managers MPC) ;
●Veiller à la gestion des contacts nécessaires avec les services supports, prestataires, fournisseurs, interlocuteurs externe.

4. Organiser les déplacements :
●Organiser les missions de la Directrice exécutive et des Directeurs exécutifs adjoints en lien avec les équipes et les agences des lieux de destination ;
●Elaborer les documents préparatoires (dossiers, ordre de mission, attestation assurance, etc) ;
●S'occuper de la réservation des transports et hôtels via les outils et prestataires ;
●Réaliser les notes de frais, commandes et achats relatifs à ces déplacements en conformité avec les règles et procédures internes.

5. Gestion du Secrétariat administratif de la Directrice exécutive et des Directeurs exécutifs adjoints en lien avec les secrétariats des trois départements de MPC :
●Assurer le suivi des congés et diffuser les intérims de la Direction Exécutive auprès des équipes et des membres du COMEX ;
●Tenir à jour les listes de diffusion ;
●Veiller au bon archivages électronique (conformément à l'arborescence AFD) et physique des dossiers de la Direx ;
●S'occuper de l'enregistrement des contacts via les cartes de visites et les échanges de mails ;
●Passer les commandes des fournitures.

6. Suivi des notes pour le Directeur Général (DG) :
●Enregistrer les notes pour le Directeur Général (DG) qui arrivent à la signature du Direx et assurer leur suivi et transmission au Cabinet ;
●Enregistrer, archiver et diffuser par mail les notes une fois signées et remettre les originaux aux équipes.

7. Assurer le suivi et remboursement des dépenses de la carte visa pro de la Directrice Executive :
●Pointer les dépenses du mois passé avec les relevés bancaires pour réaliser la Note de frais mensuels ;
●Assurer la validation de cette note pour remise à la Comptabilité par le gestionnaire budget dans les temps.

La Direction exécutive Mobilisation, Partenariats et Communication (MPC) est composée de trois départements disposant chacun d’assistant.e.s : Mobilisation des partenariats internationaux (MPI), Mobilisation des partenariats nationaux (MPN), Communication (CMN). Elle comprend plus de 120 collaborateurs permanents. Ses missions principales consistent à Mobiliser davantage les financements au service des ODD, Mobiliser des expertises et des savoirs appropriés aux enjeux du développement, Mobiliser durablement les citoyens. La Direction MPC est caractérisée par une équipe dynamique, décidée à apporter un service de qualité à tous les collègues du groupe AFD.

Le poste requiert les compétences et qualifications suivantes :
i. Connaissances mises en oeuvre :
●Techniques de classement et d’archivage (papier et informatique)

ii. Pratiques/méthodes/outils mis en oeuvre :
●Anglais : bonne maîtrise de l'anglais ; savoir accueillir, transmettre une information ou orienter vers le bon interlocuteur et savoir comprendre des documents rédigés en anglais ;
●Maîtrise des outils bureautiques standards (Word, Excel, Outlook, Powerpoint) et des outils, fichiers ou logiciels spécifiques de la Direction ;
●Savoir synthétiser des informations ;
●Disposer d'excellentes qualités d'expression à l'oral et à l'écrit ;

iii. Aptitudes et comportements professionnels attendus:
●Gestion des priorités, réactivité, organisation, esprit d'initiative ;
●Capacité d'adaptation, assurance courtoise, flexibilité ;
●Pro-activité et autonomie ;
●Goût du travail en équipe, capacité relationnelle, dynamisme et sens de l’initiative ;
●Méthode, organisation et rigueur ;
●Sens et goût de l’activité de contrôle ;
●Réactivité, capacité à gérer les priorités et à échanger efficacement avec des interlocuteurs internes et externes ;
●Discrétion.