Assistant.e de Gestion Administrative

Détails de l'offre

Famille de métiers

Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives

Grade(s) recherché(s)

Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe

Métier(s)

Ouvert aux contractuels

Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ( Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique )
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.

Temps de travail

Temps complet

Management

Non

Experience souhaitée

Débutant

Descriptif de l'emploi

L’assistant.e de gestion administrative assure des missions polyvalentes de secrétariat, de suivi administratif et d’appui au fonctionnement des services. Elle contribue à la bonne circulation de l’information, au traitement des dossiers et à l’accueil des usagers, dans le respect des procédures et des règles de fonctionnement de la collectivité.

Missions / conditions d'exercice

Réceptionner, contrôler et enregistrer les fiches de commande, les bons de commande.
Élaborer les dossiers de consultation des fournisseurs (demandes de pièces et bons globaux, cartes grises, etc..)
Numériser et assembler les documents à transmettre au magasin
Contrôler et enregistrer les devis et bons de livraison
Constituer le dossier d'archivage de suivi par véhicule

Profils recherchés

Niveau Bac à Bac +2 Assistant.e de Gestion Administrative
Expérience souhaitée : secrétariat, accueil, gestion de dossiers administratifs ou assistance au fonctionnement d’un service.
Savoirs
Connaissance du fonctionnement général des collectivités territoriales et des services administratifs.
Connaissance des règles de base du secrétariat et de la gestion administrative.
Maîtrise des règles de classement, d’archivage et de conservation des documents.
Connaissance des circuits de transmission et de validation des documents.
Notions de rédaction administrative et de correspondance professionnelle.
Connaissance des règles de confidentialité, de discrétion professionnelle et de protection des données.
Connaissance des outils bureautiques et des logiciels de gestion administrative.
Savoir-faire
Réceptionner, enregistrer, trier et transmettre les courriers et les documents.
Rédiger et mettre en forme des courriers, notes, comptes rendus et documents administratifs courants.
Assurer le classement, l’archivage et le suivi des dossiers administratifs.
Collecter, vérifier et actualiser les informations nécessaires au traitement des dossiers.
Utiliser les outils bureautiques et les logiciels métiers.
Assurer le suivi des demandes et des échéances administratives.
Appliquer les procédures internes et rendre compte de l’avancement des tâches.
Savoir-être
Rigueur, méthode et sens de l’organisation.
Discrétion professionnelle et respect de la confidentialité.
Sens du service public et qualité de l’accueil.
Qualités relationnelles et capacité d’écoute.
Esprit d’équipe et aptitude au travail en transversalité.
Autonomie dans l’exécution des tâches courantes.
Réactivité et capacité à gérer les priorités.
Disponibilité et adaptabilité face aux demandes.
Esprit d’initiative et capacité à anticiper les besoins du service