Assistant(e) de direction

Détails de l'offre

Famille de métiers

Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives

Grade(s) recherché(s)

Adjoint administratif

Métier(s)

Ouvert aux contractuels

Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ( Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique )
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.

Temps de travail

Temps complet

Management

Non

Experience souhaitée

Confirmé

Descriptif de l'emploi

Vous vous distinguez par votre rigueur, votre polyvalence et votre sens de la confidentialité et du service public. Organisé(e) et doté(e) d’une grande capacité d’anticipation, vous savez gérer les priorités et assurer la fluidité du quotidien des élus locaux. Vous veillez à la sécurité et à l’efficacité des missions confiées. Relais de l’image de la collectivité auprès des partenaires, des institutions et du public, vos compétences techniques et relationnelles sont des atouts essentiels pour ce poste.

Missions / conditions d'exercice

- Accueil physique et téléphonique, filtrage et hiérarchisation des demandes, gestion des relations avec les administrés, les élus, les partenaires institutionnels et les citoyens
- Prise en charge du secrétariat du Maire et des élus de la commune en tant qu’interlocuteur de premier niveau pour les partenaires institutionnels. Aide permanente en termes d'organisation personnelle, de gestion, de communication, d'information, d'accueil, de classement et de suivi de dossier
- Gestion et suivi des parapheurs entrants et sortants et des courriers de la collectivité
- Préparation, gestion et suivi de dossiers de travail, organisation d’événements, de déplacements et de réunions officielles.
- Organiser l’agenda et plus généralement la vie professionnelle du Maire (planning, courriers, déplacements, rendez-vous, sollicitations…)
- Préparation des rendez-vous du Maire et des Adjoints, élaboration des fonds de dossier
- Suivre les projets et activités de la Direction Générale (gestion et suivi des dossiers, priorisation, tenue de tableaux de suivi…)
- Assurer un relais efficace entre l’administration et les élus, assister les élus du conseil municipal dans leurs missions, leur apporter conseil et appui dans leur quotidien (agenda, calendrier des réunions, suivi de présence…)
- Organiser et planifier des réunions (rédaction des ordres du jour, prise de note, rédaction de comptes-rendus…) et des évènements (invitation, préparation, mise en place, compte-rendus…)
- Gérer et organiser les commémorations patriotiques en lien avec l’élu référent
- Renforcer l’équipe à l’accueil en cas d’absence, accueillir le public en physique et au téléphone
- Administrer les listings de la collectivité en conformité avec le RGPD, participer à la mise en œuvre d’un CRM et en assurer la gestion
- Suivi de l’actualité et veille législative, rédaction de textes, de communiqués en lien avec le service communication de la collectivité
- Interface entre les différents services, les partenaires extérieurs et l’ensemble des élus

Profils recherchés

Compétences techniques et administratives :
- Connaissance de l’environnement et du fonctionnement des collectivités appréciée
- Maitrise parfaite des outils bureautiques
- Connaissances en organisation et gestion du temps de travail
- Règle d’orthographe, syntaxe et grammaire
- Tableaux de bord et outils de planification
- Excellente capacité de rédaction (courriers, notes, comptes rendus, discours), avec une maîtrise irréprochable de l’orthographe et de la grammaire
- Connaissance de l’environnement des collectivités territoriales, du fonctionnement des institutions publiques et des enjeux politiques et institutionnels
- Maîtrise des procédures administratives, gestion des agendas, organisation et suivi de réunions, gestion du courrier et des dossiers sensibles
- Capacité d’analyse, de synthèse et de veille documentaire

Qualités personnelles et relationnelles :
- Sens aigu de l’organisation, de la rigueur et de la gestion des priorités, avec une grande réactivité face aux urgences et aux imprévus
- Diplomatie et discrétion absolue indispensables pour gérer des informations confidentielles et représenter la collectivité auprès des partenaires et du public
- Excellente présentation, aisance relationnelle, sens du service public et de l’intérêt général
- Autonomie, esprit d’initiative, capacité à anticiper les besoins des élus et à proposer des solutions proactives
- Polyvalence et adaptabilité, capacité à gérer plusieurs tâches simultanément

Profil recherché :
- Formation en assistanat de direction, en gestion administrative ou en communication, idéalement complétée par une spécialisation ou une expérience en administration des collectivités locales ou en affaires publiques.