Assistante de direction et Gestionnaire santé

Détails de l'offre

Famille de métiers

Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives

Grade(s) recherché(s)

Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint administratif

Métier(s)

Ouvert aux contractuels

Poste à pourvoir prioritairement par voie statutaire
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.

Temps de travail

Temps complet

Descriptif de l'emploi

Missions Principales:
• Assister la directrice sur l’ensemble des missions de la direction de la performance des services
• Appliquer et gérer à partir des dispositifs législatifs et réglementaires, l’ensemble des processus relatifs à la gestion des absences pour maladie

Champ relationnel
En interne
• Relation directe avec l’ensemble des agents de la collectivité
• Relation avec les différents services
• Les directeurs de pôles et responsable de services de la collectivité
En externe
• Les partenaires institutionnels
Positionnement hiérarchique
• N+3 : La Directrice Générale des Services
• N+2 : La Directrice du Département Coordination et performance RH
• N+1 : La Directrice de la Performance des Services et de la qualité de vie au travail

Spécificités du Poste
• Travail en bureau
• Horaires réguliers, avec possibilité d’adaptation en fonction des obligations de service public
• Moyens mis à disposition : téléphone, imprimante, ordinateur, logiciel SIRH
• Fiche de poste évolutive en fonction des besoins du service
• Respect d’échéances régulières, notamment en lien avec la paie
• Participation à des actions de formation dans le cadre du plan pluriannuel de formation

Missions / conditions d'exercice

Principales Attributions

Principales attributions et activités :

Appui à la direction et coordination administrative
• Assister la Directrice dans l’ensemble des missions de la Direction
• Participer au pilotage administratif et au suivi des activités
• Assurer la coordination administrative et le suivi des dossiers
• Participer à la circulation de l’information
• Accueillir et recevoir les agents de la collectivité
• Assurer l’organisation et le suivi des réunions et des activités de la Direction
Gestion administrative générale
• Gérer le courrier, les parapheurs et les circuits de validation
• Rédiger les courriers, notes et comptes rendus
• Élaborer et mettre en forme les documents administratifs
• Assurer le classement et l’archivage des dossiers
• Garantir la confidentialité des informations et dossiers traités
Gestion des absences et des situations liées à la santé
• Assurer la gestion des absences pour raison de santé (maladie ordinaire, congé longue maladie, congé longue durée, maternité, paternité…)
• Accueillir, informer et accompagner les agents
• Gérer les processus liés aux accidents de travail, aux maladies professionnelles, et au reclassement
• Constituer, instruire et suivre les dossiers des agents
• Assurer la gestion des situations spécifiques (non droit, jours de carence…)
• Traiter les demandes liées aux reprises (temps partiel thérapeutique, reprise d’activité…)
• Gérer les aménagements liés à la grossesse et à l’allaitement
Gestion administrative et réglementaire des dossiers
• Élaborer les actes administratifs (arrêtés : maladie, CLM, CLD, accident de travail, temps partiel thérapeutique…)
• Assurer l’application des arrêtés dans le logiciel RH
• Saisir les instances compétentes (Comité médical…)
• Assurer le suivi des visites médicales et des demandes spécifiques
• Établir les attestations liées aux périodes de maladie
• Gérer les indemnisations et le maintien de salaire
• Assurer la mise en paiement des prestations médicales et expertises
• Scannériser et intégrer les documents dans les dossiers agents
• Mettre à jour les tableaux de bord (absentéisme, santé…)
• Participer à la production de bilans et indicateurs RH
Travail transversal et collaboration
• Collaborer avec les autres gestionnaires sur les dossiers sensibles
• Participer aux groupes de travail et aux missions ponctuelles
• Contribuer à la qualité du service rendu
Activités spécifiques :
Répond à toute autre demande ponctuelle de la hiérarchie ou s’inscrivant dans le cadre des missions

Profils recherchés

Autonomie et responsabilité
• Relative autonomie dans l’organisation et la gestion de ses activités, dans le respect des priorités définies par la hiérarchie
• Missions définies, suivies, et évaluées par le supérieur hiérarchique
• La responsabilité professionnelle de l’agent peut être recherchée dans le cadre de l’exercice de ses missions
Compétences et qualités requises Compétences de base
• Maîtriser la réglementation en matière de ressources humaines, notamment en gestion statutaire
• Connaître l’environnement et le statut de la Fonction Publique Territoriale
• Disposer de bonnes connaissances en organisation administrative
• Maîtriser les écrits professionnels (compte rendu, note, rapport)
• Être force de proposition dans l’amélioration des pratiques
• Connaître la réglementation liée à la santé au travail
• Maîtriser les outils bureautiques (Word, Excel, Outlook)
• Concevoir et suivre des tableaux de bord et outils de pilotage
• Élaborer des actes administratifs (arrêtés, courriers, documents RH)
• S’exprimer clairement et adapter sa communication à des interlocuteurs variés
• Travailler en équipe et en transversalité

Compétences transversales
• Organiser, planifier et prioriser son activité
• Gérer les dossiers dans le respect des procédures et des délais
• Faire preuve de rigueur et de méthode dans le traitement des dossiers
• Respecter strictement les obligations de discrétion et de confidentialité
• Faire preuve de réactivité, de disponibilité et d’autonomie