Agent d'accueil

Détails de l'offre

Famille de métiers

Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives

Grade(s) recherché(s)

Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe

Métier(s)

Ouvert aux contractuels

Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ( Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique )
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.

Temps de travail

Temps complet

Télétravail

Non

Management

Non

Experience souhaitée

Confirmé

Descriptif de l'emploi

AGENT D'ACCUEIL H/F - HÔTEL DE VILLE
Ville de MONTEUX (Vaucluse) 13 549 habitants
Ville dynamique du Vaucluse, la Ville de Monteux recrute un(e) Agent d'accueil pour intégrer le service Accueil - Population, sous l'autorité de la responsable du service.
Vous assurez l'accueil du public, l'information et l'orientation des usagers, tout en participant à la gestion administrative de proximité et à la délivrance de diverses prestations liées à la vie citoyenne.
Cadre d'emplois des Adjoints Administratifs Territoriaux Catégorie C

Missions / conditions d'exercice

Accueil et information des usagers :
• Assurer l'accueil physique et téléphonique des administrés.
• Recevoir, filtrer et orienter les appels téléphoniques.
• Identifier les demandes, qualifier leur niveau d'urgence et apporter une information de premier niveau.
• Orienter le public vers les services ou partenaires compétents.
• Garantir un accueil de qualité valorisant l'image de la collectivité.
• Participer à l'organisation et à l'animation de l'espace d'accueil.

Gestion des démarches administratives :
• Prendre les rendez-vous pour les demandes de cartes nationales d'identité et de passeports.
• Vérifier la complétude des dossiers de demandes de titres sécurisés.
• Réceptionner les demandes liées au service état civil
• Paraphe de registres d'assemblée générale.

Gestion administrative :
• Assurer la saisie, le suivi, le classement et l'archivage des dossiers.
• Gérer les rendez-vous du service Population
• Réceptionner les dossiers d'urbanisme, les colis et le courrier général.
• Participer au suivi de l'activité du service.
• Contribuer à l'amélioration continue des procédures et outils du service.
• Apporter ponctuellement un soutien aux collègues selon les besoins du service.

Profils recherchés

Vous êtes titulaire d'une formation dans le domaine administratif et/ou justifiez d'une expérience significative sur un poste similaire.
Vous appréciez le travail en équipe et possédez un véritable sens du service public.

Savoirs et compétences :
• Connaissance du fonctionnement des collectivités territoriales et des services municipaux.
• Maîtrise des outils bureautiques courants (Word, Excel, Outlook).
• Aisance avec Internet, les téléprocédures et les logiciels métiers.
• Bonne maîtrise des techniques d'accueil physique et téléphonique.
• Connaissances des procédures liées à la population, aux élections et au recensement appréciées.
• Capacités rédactionnelles et bonne maîtrise de l'orthographe.
• Connaissances des techniques de classement, d'archivage et de gestion documentaire.

Savoir-faire :
• Informer, orienter et accompagner les usagers.
• Rédiger courriers, notes et documents administratifs.
• Recueillir, analyser et transmettre les informations pertinentes.
• Organiser et prioriser son activité.
• Gérer les situations complexes ou conflictuelles avec diplomatie.
• Réagir efficacement lors des pics d'activité.

Savoir-être :
• Sens de l'accueil et du service public.
• Discrétion professionnelle et respect de la confidentialité.
• Rigueur et sens de l'organisation.
• Polyvalence et autonomie.
• Réactivité et adaptabilité.
• Qualités relationnelles et esprit d'équipe.
• Écoute, diplomatie et capacité à gérer le stress.

Conditions d'exercice
• Travail au guichet d'accueil.
• Contact quotidien avec le public.
• Gestion simultanée de plusieurs sollicitations et canaux de communication.
• Publics parfois en difficulté sociale, linguistique ou administrative.
• Exposition possible à des situations de tension.
• Pics d'activité lors des périodes électorales, de recensement ou de rentrée scolaire.
• Respect du devoir de réserve et de la discrétion professionnelle.