Agent administratif (h/f)

Détails de l'offre

Famille de métiers

Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives

Grade(s) recherché(s)

Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint administratif

Métier(s)

Ouvert aux contractuels

Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ( Art. L332-14 du code général de la fonction publique )
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.

Temps de travail

Temps complet

Télétravail

Oui

Management

Non

Descriptif de l'emploi

Au sein du secrétariat du service Programmation et Pilotage, les missions principales de ce poste sont d’assurer un appui transversal aux équipes techniques dans le cadre de l’élaboration, du suivi des projets et de contribuer à la coordination logistique, à la gestion documentaire, au suivi des marchés et à la qualité des processus internes, en lien avec les architectes, ingénieurs et techniciens du service. Ce secrétariat participe également à des projets transverses et à l’amélioration continue des outils et méthodes de travail.

Missions / conditions d'exercice

Gestion administrative et logistique du service
• Rédaction, mise en forme et diffusion de courriers, notes, comptes rendus.
• Suivi du courrier entrant/sortant (papier et FLOWER), classement et archivage numérique.
• Mise à jour des bases de données internes (prestataires, marchés, congés, etc.).
• Gestion des fournitures, commandes et demandes de matériel.

Appui à l’organisation des activités du service
• Gestion des agendas partagés, organisation de réunions (convocations, logistique, préparation de salles).
• Suivi des plannings d’absences, déplacements professionnels, visites de site, …
• Accueil physique et téléphonique, orientation des interlocuteurs internes et externes.

Soutien aux unités techniques
• Préparation de dossiers administratifs pour les projets (collecte de pièces, mise en forme, relances).
• Suivi de tableaux de bord liés à l’exécution des marchés ou à l’avancement des projets.
• Participation à la constitution des dossiers administratifs de programmation (diagnostics, plans, CR de visites).
• Appui au suivi administratif des prestataires (répertoire, courriers, relances, suivi des pièces administratives).

Contribution à la qualité et à la traçabilité
• Participation à la formalisation et au suivi des procédures internes (modèles, checklists, guides, archivage).
• Suivi des échéances administratives (contrats, conventions, marchés).
• Préparation et traitement administratif des dossiers pour audits, contrôles ou bilans d’activité.

Participation à des projets transverses du service
• Projets RH, qualité ou communication du service.
• Supports de communication interne (notes, synthèses, présentations).
• Groupes de travail internes (évaluation, amélioration continue, outils collaboratifs…)

Profils recherchés

- Adjoint administratif territorial titulaire ou à défaut contractuel titulaire d'un CAP/BEP secrétariat/administratif

Connaissances confirmées de l’environnement administratif et institutionnel :
- de l’environnement professionnel du domaine d’activité
- des procédures administratives
- des techniques de secrétariat bureautique et rédactionnelles
- des méthodes de classement et archivage

- Maitrise des Outils bureautiques (Excel, Word, Outlook, Acrobat Pro, Gestfact, etc.)