Un Adjoint au responsable de service

Détails de l'offre

Famille de métiers

Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives

Grade(s) recherché(s)

Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe

Métier(s)

Ouvert aux contractuels

Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ( Art. L332-14 du code général de la fonction publique )
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.

Temps de travail

Temps complet

Descriptif de l'emploi

Vous êtes placé sous l’autorité du responsable du Service Vie Associative. Vous assistez le responsable de service dans ses missions, certaines d’entre-elles lui étant déléguées, et le remplace en cas d’indisponibilité.

Missions / conditions d'exercice

Vos missions seront :
- Encadrement de l'équipe de la salle Marcel Sembat
- Vous assurerez le pilotage de la salle Marcel Sembat et l'encadrement de l'équipe dédiée.
- Vous superviserez et validerez les plannings d'occupation de la salle ainsi que le temps de travail des agents affectés à chaque manifestation.
- Vous assurerez la gestion de l'annualisation du temps de travail, des congés, des absences et des heures supplémentaires.
- Vous superviserez la rédaction des conventions d'occupation et la centralisation des règlements avant leur transmission au pôle administratif et financier.
- Vous coordonnerez les réunions techniques préparatoires aux évènements.
- Vous optimiserez les moyens humains, matériels et financiers nécessaires à chaque spectacle ou évènement
- Appui au responsable du service Vie associative
- Par délégation et sous l'autorité du responsable de service, vous :
- superviserez l'instruction des demandes de subventions pour la Ville de Chalon-sur-Saône, le Grand Chalon et le CCAS ;
- superviserez la contractualisation avec les associations et le suivi des conventions ;
- superviserez la valorisation des aides en nature accordées aux associations ;
- assurerez l'encadrement de l'équipe de la Maison des associations en l'absence du responsable de service - accompagnerez, motiverez et animerez les équipes
- Référent administration
- Vous garantirez la qualité, la fiabilité et la mise à jour des données du service.
- Vous participerez à l'évaluation et à l'amélioration des outils numériques.
- Vous mettrez en place et assurerez le suivi des outils numériques du service.
- Vous accompagnerez et formerez les agents à l'utilisation des outils numériques et de la base de données dédiée aux associations
Lieu de travail : Espace Jean Zay , 4 rue Jules Ferry 71100 Chalon sur Saône
Horaire de travail en 37 heures hebdomadaires du lundi au vendredi de 8h30 à 17h30 (17h le vendredi)

Profils recherchés

- Vous possédez des qualités managériales et savez fédérer une équipe.
- Vous faites preuve de sens de l'organisation, de rigueur et d'autonomie.
- Vous savez gérer les priorités, coordonner plusieurs dossiers et respecter les échéances.
- Vous maîtrisez les outils bureautiques et les outils numériques.
- Vous connaissez le fonctionnement des collectivités territoriales et du milieu associatif.
- Vous disposez de bonnes capacités rédactionnelles, relationnelles et d'un esprit d'analyse
- Vous êtes force de proposition et appréciez le travail en transversalité.