Assistante de Direction de la Coordination Générale H/F

Détails de l'offre

Famille de métiers

Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives

Grade(s) recherché(s)

Rédacteur
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur principal de 1ère classe
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe

Métier(s)

Ouvert aux contractuels

Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ( Art. L332-14 du code général de la fonction publique )
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.

Temps de travail

Temps complet

Descriptif de l'emploi

Au sein de la Direction de la Coordination Générale, vous assurez un rôle essentiel d'appui administratif et organisationnel auprès de la Directrice de la Coordination Générale et, ponctuellement, du Directeur Général des Services.

Missions / conditions d'exercice

Vos missions

Assistanat de direction

Gérer les agendas, organiser les rendez-vous et les déplacements.
Prioriser les demandes et assurer le suivi des échéances.
Accueillir les interlocuteurs et gérer les appels téléphoniques.

Organisation des réunions

Planifier les réunions et réserver les salles.
Préparer les convocations, ordres du jour et dossiers.
Assurer l'organisation matérielle des réunions.
Participer aux réunions et rédiger les comptes rendus.

Gestion administrative

Rédiger et mettre en forme les courriers, notes, rapports et tableaux de suivi.
Gérer le courrier entrant et sortant via les outils dédiés.
Assurer le classement et l'archivage des documents papier et numériques.
Gérer les fournitures administratives.

Appui aux services de la Direction

Participer au suivi des dossiers RH et budgétaires.
Préparer les réunions de direction et les supports de présentation.
Contribuer au suivi de dossiers spécifiques (subventions, contractualisations, télétravail, comité FEDER...).

Suivi des instances

Assurer la préparation et le suivi des rapports, délibérations et procès-verbaux.
Participer à la gestion administrative des assemblées et commissions.
Réaliser les notifications et assurer le suivi des délibérations.

Profils recherchés

Profil recherché

Vous êtes reconnu(e) pour votre sens de l'organisation, votre rigueur et votre discrétion. Vous savez gérer plusieurs dossiers simultanément, faire preuve de réactivité et travailler en autonomie tout en appréciant le travail en équipe.

Compétences attendues

Excellentes qualités relationnelles.
Sens de l'organisation et gestion des priorités.
Rigueur et autonomie.
Discrétion et respect de la confidentialité.
Aisance rédactionnelle.
Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook, PowerPoint).
Capacité d'adaptation et réactivité.

Une connaissance du fonctionnement des collectivités territoriales et des logiciels métiers (Airs Délib, Kolok, Incovar) serait appréciée.

Des formations internes pourront être proposées afin d'accompagner votre prise de poste.