Gestionnaire de scolarité MERCASTO

Détails de l'offre

Famille de métiers

Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives

Grade(s) recherché(s)

Adjoint administratif

Métier(s)

Ouvert aux contractuels

Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ( Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique )
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.

Temps de travail

Temps complet

Management

Non

Descriptif de l'emploi

L’ESPCI Paris – PSL (École Supérieure de Physique et de Chimie Industrielles de la Ville de Paris) est une école d’ingénieurs généraliste qui forme, depuis 1882, des ingénieurs de rupture, adaptables et créatifs, dotés d’un solide bagage théorique et expérimental, conscients des enjeux de la société.

Elle est intégrée à un centre de recherche reconnu internationalement en physique, chimie et biologie (500 publications par an). Elle est connue pour sa capacité à transformer les connaissances issues de la recherche fondamentale en innovations de rupture (2 brevets par mois, 3 start-ups par an).

Distinguée par 6 Prix Nobel, elle accueille 400 élèves-ingénieurs, 530 chercheurs (dont 250 doctorants et 100 post-doctorants) dans 10 unités mixtes de recherche et environ 100 agents des fonctions support de la recherche et de l’enseignement.
Depuis sa création, l’ESPCI n’a cessé de mobiliser ses forces et compétences au service de sujets sociétaux majeurs et de défendre l’importance de la science au service de la société. L’environnement, la solidarité, la santé, l’accès et l’ouverture au savoir sont des enjeux que l’ESPCI s’est engagée à prendre en compte dans son quotidien tout en contribuant à les faire avancer. L’ESPCI défend l’égalité des chances et promeut la diversité sociale. Elle encourage et valorise l’engagement, notamment associatif, de ses étudiants.

Notre établissement fait partie de l'Université Paris Sciences & Lettres. Numéro 1 du classement mondial des jeunes universités publié par le Times Higher Education, PSL figure aussi dans le top 50 des meilleures universités mondiales (Shanghai, Times Higher Education, QS, CWUR).

L’ESPCI est engagée dans un vaste projet de rénovation de son campus parisien qui fera d’elle un des sites scientifiques les plus modernes de Paris.

Rattachement du poste

Dans le cadre du développement de ses formations en lien avec le monde industriel, l’ESPCI Paris - PSL recrute un.e gestionnaire de scolarité.

Au sein de la Direction des études, et en relation directe avec la directrice des études, la responsable scientifique du projet MERCASTO, le.la gestionnaire de scolarité assure le suivi administratif et pédagogique de plusieurs dispositifs de formation initiale et continue, dans un environnement exigeant et en interaction avec des publics variés (élèves, apprentis, stagiaires de la formation continue, intervenants, partenaires de la formation professionnelle, partenaires industriels et académiques).

Le poste s’inscrit dans une logique de polyvalence et de coordination, en lien étroit avec les responsables pédagogiques, les équipes administratives et les partenaires externes.
Le.la gestionnaire sera spécifiquement mobilisé(e) sur les formations du projet MERCASTO opéré par l’ESPCI Paris - PSL :

• Mastère spécialisé ACTION
• Mineure Décarbonation PSL
• Etudiants en apprentissage
• Formation continue

Missions / conditions d'exercice

Gestion administrative et logistique de la scolarité des étudiants
• Assurer la gestion administrative des dossiers des étudiants et des apprenants (informations des candidats, réception et vérification de la conformité des candidatures, inscriptions, conventions de formation, contrats d’apprentissage et de professionnalisation, pièces justificatives, …)
• Participer à l’organisation logistique des formations (planning, salles, convocations, examens, jurys de soutenance, jurys de diplomation)
• Trier, classer, scanner et archiver documents et données dans le logiciel de scolarité et le partage de la direction des études (notes, assiduité, conventions de formations, contrats, …)
• Élaborer et suivre les documents administratifs (bulletins de notes, attestations de scolarité, certificats, diplômes)
• Gestion financière : émettre les bons de commande et les factures (en lien avec la direction financière)

Gestion administrative et logistique de la coordination des formations
• Assurer l’interface entre les apprenants, les enseignants et les responsables pédagogiques
• Préparer et rédiger des compte-rendu de réunions/conseils (comité pédagogique, conseil de perfectionnement, jurys de diplomation)
• Collecter, trier, suivre et présenter des données statistiques annuelles des effectifs (logiciels de scolarité OASIS, tableaux de bord)
• Collecter et présenter des indicateurs utilisés pour le suivi et l’évaluation des formations (enquête sur les enseignements, insertion professionnelle)
• Éditer des supports de communication pour la promotion des formations (site web, posters, plaquettes…)

Gestion spécifique des dispositifs MERCASTO
• Mastère spécialisé ACTION : suivi des cohortes, lien avec les partenaires du projet, coordination des intervenants, préparation et organisation d’évènements (semaine de rentrée, remise des diplômes, …)
• Mineure Décarbonation : suivi individuel des étudiants en lien avec les écoles porteuses des cours (cohorte de 40 étudiants)
• Formation continue : gestion des conventions, suivi des financements (OPCO, entreprises, individus)

Relation avec les partenaires et usagers
• Accueillir, informer et orienter les apprenants et candidats
• Assurer le lien avec les partenaires institutionnels et industriels
• Participer à la communication opérationnelle des formations (mailings, informations pratiques)

Suivi et reporting
• Produire des indicateurs de suivi (effectifs, réussite, insertion professionnelle, etc.)
• Alimenter les tableaux de bord pour la direction
• Contribuer aux bilans pédagogiques et administratifs

Activités transversales
• Participer à l’amélioration continue des procédures administratives
• Contribuer à la qualité de service rendu aux usagers
• Participer aux projets structurants de la Direction des études
• Veiller à la conformité réglementaire des dispositifs (formation continue, apprentissage)

Les tâches peuvent évoluer en fonction des besoins du service.

Profils recherchés

Le candidat devra maîtriser l’anglais avec un niveau B2/C1 et porter un intérêt à l’environnement scientifique. Il devra être polyvalent sur l’ensemble des fonctions administratives (rédaction, archivage, tri, prise de notes).

Connaissances et qualités recherchées :

Savoirs
• Connaissance de l’organisation de l’enseignement supérieur
• Connaissance des dispositifs de formation (initiale, continue, apprentissage)
• Notions en réglementation de la formation professionnelle appréciées

Savoir-faire
• Maîtrise des outils bureautiques (Excel, Word, outils de gestion)
• Capacité à gérer plusieurs dossiers simultanément
• Organisation, rigueur et respect des délais
• Aptitude à travailler en réseau et à coordonner des interlocuteurs variés
Savoir-être
• Sens du service public
• Bon relationnel et capacité d’adaptation
• Autonomie et esprit d’initiative
• Discrétion et sens de la confidentialité

Conditions d’exercice
• Travail en équipe au sein de la Direction des études
• Interaction régulière avec des interlocuteurs internes et externes
• Activité pouvant nécessiter des pics de charge (rentrée, examens, jurys)