Chargé du suivi des achats, de la Logistique et des Moyens

Détails de l'offre

Famille de métiers

Architecture, bâtiment et logistique > Logistique et maintenance des moyens techniques

Grade(s) recherché(s)

Rédacteur
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur principal de 1ère classe
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe

Métier(s)

Ouvert aux contractuels

Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ( Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique )
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.

Temps de travail

Temps complet

Descriptif de l'emploi

Intitulé du poste : Chargé du suivi des achats, de la Logistique et des Moyens
Fonction : Chargé du suivi des achats, de la Logistique et des Moyens
Le cadre d’emploi : Rédacteurs, Adjoints administratifs territoriaux
Grade : Rédacteur, Rédacteur principal 2ème ou 1ère CL, Adjoint administratif, Adjoint administratif 2ème ou 1ère CL - de catégorie : B, C
Filière : Administrative
Le positionnement du poste dans l’organisation : Rattaché au service protocole

Missions / conditions d'exercice

Il gère et centralise les traitements et suivis associés aux achats, à la logistique et moyens du cabinet.
Il organise, pilote, coordonne le soutien logistique et contrôle la gestion des flux et des stocks de denrées périssables dans le respect des règles d’hygiène et de sécurité.
- Achats de petits matériels
- Mettre sous contrôle le processus logistique au sein du service et ou du cabinet
- Organiser et gérer l’approvisionnement en petit matériel dans le service
- Organiser et gérer l’approvisionnement en denrées périssables au cabinet
- Activités secondaires à la mission protocole

Profils recherchés

Mettre sous contrôle le processus logistique au sein du service
- Veiller au respect du processus de gestion d’approvisionnement et de sollicitation de la Direction du cabinet et du service protocole
- Vérifier l’opportunité des besoins exprimés
- Coordonner les actions logistiques entre le service protocole et les autres partenaires lors des évènements
- De façon ponctuelle, prendre en charge l’organisation des évènements du département sur le plan logistique
- Faire appliquer les procédures en vigueur sur la gestion des véhicules
- Effectuer les alertes nécessaires au chef de protocole sur la Logistique et moyens,
- Résoudre les dysfonctionnements, gérer les priorités, les imprévus et leurs impacts sur l'organisation du service
- Suivre l’exécution des petits travaux et réparations en lien avec la Direction des services techniques et leur communiquer l’avancement

Organiser et gérer l’approvisionnement en matériel et en denrées périssables
- Organiser et gérer l’approvisionnement en matériel, en fourniture de bureau et en produits périssables
- Faire des devis pour les petits achats
- S’assurer de la conformité des matériels reçus en qualité et en quantité
- Organiser et assurer la distribution des matériels, fournitures et produits d’entretien au sein de la direction du cabinet

Organiser et gérer les Achats de petits matériels et l’approvisionnement en matériel
- Centraliser et remonter les demandes de petits travaux et réparations souhaités par le cabinet ou le service à la direction des services techniques
- Centraliser tous les besoins en matériels, petites fournitures et produits d’entretien du cabinet
- Assurer et/ou organiser la réception des matériels en liaison avec la Direction des moyens ou avec les fournisseurs
- Archiver les devis, les bons de commandes, les factures, les bons de livraisons et de réception
- Tenir un tableau de bord de suivi des commandes, des livraisons (quantité, qualité et prix)

Participer aux différentes activités du service protocole
Activités secondaires du poste :
- Envoyer les cartons d'invitation
- Proposer les déroulés des cérémonies en lien avec le Cabinet
- Organiser et gérer l'offre et la demande des cadeaux de l'institution
- Organiser les placements protocolaires lors des manifestations
- Préparer des dossiers de déplacements des élus en mission
- Gérer l'aménagement des salles de réception
- Gérer les outils de relations publiques et de protocole (drapeaux, cavaliers, badges...)
- Valider les menus des repas organisés par la collectivité en lien avec le Cabinet
- Mettre en œuvre le projet de service
- Planifier les absences des agents, valider les congés et heures supplémentaire
- Gérer les situations d’urgence : rupture de matériels, erreur de réception de matériels,…