Assistant(e) de direction - Organisation des équipes paramédicales (H/F)

Situé en plein centre-ville, notre EHPAD public autonome de 619 lits accueille près de 550 agents mobilisés autour d'un même projet : offrir un accompagnement personnalisé et bienveillant aux personnes âgées que nous hébergeons.
Dans un contexte de développement et d'évolution interne des compétences, nous recrutons une assistante de direction pour le service Organisation des Équipes Paramédicales, suite à la mobilité interne de la titulaire actuelle vers un autre poste au sein du GCSMS des EHPAD'S Publics Autonomes (COSMOSE).
Votre mission:
Rattaché(e) à la Directrice adjointe et en lien étroit avec le Cadre supérieur de santé, vous êtes le véritable pivot organisationnel du pôle paramédical.
Vos principales missions :
Assurer l'accueil, le secrétariat et le suivi de dossiers pour le service Organisation des équipes paramédicales (gestion d'agendas, préparation des réunions, suivi des décisions).
Manager au quotidien l'équipe des secrétaires de résidence et contribuer à l'harmonisation des pratiques.
Organiser et suivre les différents COPIL, groupes de travail et comités (convocations, comptes rendus, tableaux de suivi, etc.).
Assurer un suivi rigoureux des PAP Projets d'Accompagnement Personnalisés (planning, traçabilité, audits).
Participer à la gestion des plannings des équipes paramédicales (saisies, validations mensuelles, congés, heures supplémentaires, états compteurs).
Gérer les demandes de stages (IFSI, IFAS, lycées) : suivi des candidatures, conventions, courriers de réponse, lien avec les organismes de formation.
Contribuer aux recrutements paramédicaux en lien avec les ressources humaines (organisation des entretiens, relation avec le cadre supérieur de santé).
Assurer le remplacement du secrétariat de Direction pendant les périodes de congés.
Les atouts du poste:
Un poste au cur de l'organisation paramédicale d'un EHPAD de grande taille, avec un périmètre transversal sur l'ensemble de l'établissement (~550 agents).
Une grande diversité de missions : secrétariat de direction, coordination, pilotage de dossiers, management d'équipe, relations avec de nombreux interlocuteurs (direction, responsables de résidences, équipes pluridisciplinaires, organismes de formation, médecins, IPA, services support).
Un environnement de travail structuré : temps de travail à 37h30 avec 14 RTT, au sein des Résidences de Bellevue, bureau partagé et équipement informatique dédié.
Ce poste conviendra particulièrement à une personne qui aime gérer les priorités, être au centre des échanges et contribuer concrètement à la qualité de l'accompagnement des résidents.
Profil recherché
Prérequis :
Connaissance du fonctionnement d'un EHPAD public autonome ou d'un établissement sanitaire/médico-social public.
Diplôme de niveau 5 en assistanat de gestion ou équivalent.
Maîtrise experte de la suite bureautique et aisance avec les outils informatiques (tableaux croisés dynamiques) Formation sur logiciel métier prévue
Compétences attendues :
Maîtrise des techniques de secrétariat, de classement et d'archivage.
Capacité à accueillir et renseigner des interlocuteurs variés (professionnels, familles, stagiaires).
Excellentes qualités rédactionnelles (courriers, comptes rendus, dossiers, PV).
Sens de l'organisation, priorisation des tâches, respect des délais.
Aptitudes :
Goût du travail en équipe et sens du service public.
Aisance relationnelle auprès d'interlocuteurs multiples (direction, responsables de résidences, équipes, partenaires).
Réactivité, adaptabilité, capacité à prendre des initiatives dans son champ de compétences.
Conditions d'emploi:
Poste permanent à temps plein, CDD d'un an (possibilité d'évolution vers un CDI à l'issu) ou par voie de mutation
Statut : fonction publique hospitalière
Salaire : à négocier en fonction des compétences
Lieu d'exercice : EHPAD Les Résidences de Bellevue