Secrétaire médico-social (siège) - h/f

L’Inserm est le seul organisme public français entièrement dédié à la recherche biologique, médicale et en santé des populations. Il dispose de laboratoires de recherche sur l’ensemble du territoire, regroupés en 12 Délégations Régionales. Notre institut réunit 15 000 chercheurs, ingénieurs, techniciens et personnels administratifs, avec un objectif commun : améliorer la santé de tous par le progrès des connaissances sur le vivant et sur les maladies, l’innovation dans les traitements et la recherche en santé publique.

Rejoindre l’Inserm, c’est intégrer un institut engagé pour la parité et l’égalité professionnelle, la diversité et l’accompagnement de ses agents en situation de handicap, dès le recrutement et tout au long de la carrière. Afin de préserver le bien-être au travail, l’Inserm mène une politique active en matière de conditions de travail, reposant notamment sur un juste équilibre entre vie personnelle et vie professionnelle.

L'Inserm a reçu en 2016 le label européen HR Excellence in Research et s'est engagé à faire évoluer ses pratiques de recrutement et d'évaluation des chercheurs.

Structure :

Le département des ressources humaines (DRH) propose et met en œuvre la politique nationale de gestion des ressources humaines de l’Institut.

Mission principale :

Au sein du Service de coordination de la médecine de prévention (SCMP), la personne recrutée aura pour mission d’assurer le secrétariat de coordination pour la délégation Paris Ile-de France Sud ou celui de l’Administration du siège.

Activités principales :

Assurer des activités de secrétariat classique pour le médecin coordonnateur :

· Préparer les documents nécessaires pour les réunions institutionnelles du médecin coordonnateur,

· Effectuer les inscriptions aux congrès et gérer les déplacements professionnels des médecins : réservations billets et hôtels, bons de commande et frais de missions

· Assurer les commandes de fournitures,

· Organiser en collaboration avec l’assistante du Service de Coordination de la Prévention des Risques (SCPR) des réunions et des groupes de travail,

· Assurer la communication avec le réseau des médecins du travail,

· Organiser les réunions du SCMP et rédiger les comptes rendus, en relai de l’assistante présente,

· Centraliser les rapports d’activité annuels des médecins du travail et synthétiser les données pour le rapport d’activité national de médecine de prévention,

· Tenir à jour l’annuaire national des médecins du travail,

· En lien avec le médecin administrateur du logiciel médical, assurer l’enrôlement et le rattachement des dossiers médicaux aux médecins,

· Assurer l’accueil des internes en médecine du travail et les relations avec l’APHP pour les conventions de stage,

· Organiser l’accueil des nouveaux arrivants.

Assurer le secrétariat du médecin du travail :

· Gérer l’agenda du médecin, 

· Planifier et organiser les convocations des agents aux visites médicales en lien avec le médecin du travail,

· Gérer et prioriser les demandes de visites et les urgences, en lien avec le médecin,

· Organiser les téléconsultations,

· Réaliser un accueil physique et téléphonique des agents,

· Traiter les informations arrivant sur la messagerie du service,

· Accueillir les agents et réaliser les pré-visites,

· Gérer la partie administrative du dossier médical des agents,

· Gérer les examens complémentaires (réalisation de tests de dépistage visuels par exemple),

· Traiter les documents médicaux à intégrer dans le dossier médical informatisé,

· Suivre le retour des examens complémentaires (facturation, relance),

· Suivre les prêts de matériel,

· Suivre les transferts des dossiers médicaux,

· Extraire les données nécessaires à la réalisation du rapport annuel d’activité du médecin du travail,

· Classer les fiches individuelles d’exposition dans les dossiers médicaux,

· Réaliser le classement et l’archivage des dossiers médicaux,

· Participer aux réunions institutionnelles en lien avec le médecin du travail.

Spécificité(s) et environnement du poste :

· Localisation : Paris 13e

Connaissances

· Environnement de la fonction publique

· Notions de réglementation en santé au travail

Savoir-faire

· Maîtriser les logiciels bureautiques courants (Word, Excel, Power Point)

· Respecter la confidentialité des informations et des données médicales portées à sa connaissance afin de préserver le secret médical

· Planifier son travail, prioriser et gérer les urgences

· Reporter sur son activité

Aptitudes

· Rigueur, sens de l’organisation,

· Réactivité et autonomie

· Qualités relationnelles

· Sens de la communication et du travail en équipe

· Rédaction de comptes rendus, courriers, de mails, …

· Discrétion sur les informations communiquées et compréhension de la nécessité de confidentialité vis-à-vis des données médicales

Expérience(s) souhaité(s)

· Expérience dans le secrétariat

Niveau de diplôme et formation(s)

· Bac +2 en gestion des entreprises et des administrations, assistant(e) de direction, assistant(e) de manager