Agent d'accueil

Détails de l'offre

Famille de métiers

Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives

Grade(s) recherché(s)

Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe

Métier(s)

Ouvert aux contractuels

Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ( Art. L332-14 du code général de la fonction publique )
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.

Temps de travail

Temps non complet, 26h00 hebdomadaire

Télétravail

Non

Rémunération indicative

Rémunération statutaire. Si les conditions sont réunies : tickets restaurant + régime indemnitaire + CNAS + aides aux mutuelles

Descriptif de l'emploi

Sous l'autorité du Maire et de la Secrétaire générale de mairie, l'adjoint administratif territorial sera agent d’accueil à la mairie et à l’agence postale (service commun) et devra garantir un service public de qualité (mairie et agence postale) en gérant efficacement diverses tâches administratives.

Missions / conditions d'exercice

- Assurer l'accueil physique et téléphonique de la mairie et de l’agence postale : renseigner, aider le public dans la réalisation des démarches administratives et orienter le public, transmettre les informations à la hiérarchie et assurer le service de l’agence postale (ventes, affranchissements, retraits d’argent et suivi des courriers/colis).
- Réceptionner, enregistrer, diffuser et expédier le courrier.
- Réaliser les travaux courants de secrétariat : saisie de documents, mise en forme de courriers, classement et archivage.
- Participer à la gestion administrative de l'état civil : préparation des dossiers, enregistrement des déclarations, délivrance des actes et copies.
- Participer à la gestion administrative de la comptabilité : saisie de titres et de mandats.
- Participer à la gestion administrative de l’urbanisme : saisie de l’enregistrement des dossiers.
- Réaliser différentes tâches administratives liées à l'activité de la mairie : suivi des concessions du cimetière, tenue des listes électorales (inscriptions et radiations), recensement militaire…
- Participer à la continuité du service public en assurant une polyvalence sur les missions administratives du service.

Profils recherchés

Formation et qualifications :
Formation administrative ou expérience significative sur un poste administratif appréciée.
Une expérience en mairie ou au sein d'une collectivité territoriale serait un atout.
Savoirs:
Connaissance de l'organisation et du fonctionnement des collectivités territoriales.
Connaissance des règles de base en matière d'accueil du public, d'état civil.
Connaissance des principes du service public (continuité, égalité, neutralité).
Maîtrise des règles de confidentialité, de discrétion professionnelle et du devoir de réserve.
Bonne maîtrise de la langue française (expression écrite et orale).

Savoir-faire :
Accueillir, renseigner et orienter les usagers avec courtoisie et professionnalisme.
Appliquer les procédures administratives et les consignes données.
Rédiger des courriers et documents administratifs courants.
Utiliser les outils bureautiques (Word, Excel, Outlook) et s'adapter aux logiciels métiers.
Travailler en équipe et rendre compte de son activité à la hiérarchie.

Savoir-être:
Sens du service public et de l'accueil.
Aisance relationnelle, écoute et diplomatie.
Rigueur, méthode et sens de l'organisation.
Discrétion professionnelle et respect de la confidentialité.
Polyvalence et capacité d'adaptation.
Esprit d'équipe et sens de la coopération.
Autonomie dans l'organisation de son travail, dans le respect des consignes et des procédures.
Réactivité, disponibilité et ponctualité.
Capacité à faire face à des situations d'accueil parfois sensibles avec calme et maîtrise de soi.

Contraintes et conditions particulières:
Travail en contact permanent avec le public.
Utilisation quotidienne des outils informatiques et bureautiques.
Polyvalence nécessaire en raison de la taille de la collectivité.
Disponibilité ponctuelle pour les nécessités de service.

Temps de travail :
Temps non complet (26/35e)