ASSISTANT DE DIRECTION, BÂTIMENTS F/H

Détails de l'offre

Famille de métiers

Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives

Grade(s) recherché(s)

Rédacteur
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur principal de 1ère classe

Métier(s)

Ouvert aux contractuels

Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ( Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique )
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.

Temps de travail

Temps complet

Descriptif de l'emploi

• Assure et coordonne la gestion administrative, financière et juridique des dossiers techniques et l’organisation générale de la Direction Bâtiments.
• Assiste le Directeur Bâtiments

Missions / conditions d'exercice

GESTION ADMINISTRATIVE COURANTE

Accueil physique et téléphonique
• Accueillir, renseigner et informer le public interne/externe
• Répondre au standard téléphonique
• Gérer le prêt des clés des bâtiments
Gestion administrative
• Rédiger des courriers, comptes rendus, notes…
• Gérer la réception et l’envoi des correspondances écrites interne/externe
• Organiser des réunions
• Trier et classer les documents, informations et fonds documentaires (papier ou numérique)
• Archiver les dossiers via l’établissement d’un bordereau de versement aux archives et les documents numériques
• Gérer les photocopieurs (approvisionnement et dépannage)
• Gérer les commandes des fournitures de bureau pour l’ensemble des directions du PEEP
• Créer ou modifier les cartes d’accès des bâtiments
Gestion administrative du personnel
• Gérer les anomalies, saisir les RTT, astreinte, grève, maladie, Covid etc…, sur le logiciel Gestor pour toute la Direction Bâtiments
• Etablir mensuellement un tableau récapitulatif du temps de présence des agents avec banque de temps
• Etablir des tableaux servant au paiement des heures d’astreinte ou en cas de grève
Suivi des sinistres bâtiments en lien avec le service Juridique

ASSISTANAT DE DIRECTION

Assure le rôle d’assistante de direction auprès du Directeur des Bâtiments
• Organisation agenda, réunion
• Préparation des dossiers pour les réunions
• Référente mission ponctuelle pour la direction
GESTION ADMINISTRATIVE

Assure le rôle d’assistante technique auprès des techniciens
• Etablir les ordres de services
• Mettre en signature les documents d’urbanisme
• Relire les documents techniques et rédiger des courriers, comptes rendus…
• Organiser des réunions
• Relire et inscrire des délibérations sur Air Délib

COMMISSIONS DE SECURITES
Assure le rôle d’assistante technique auprès de la mission ERP sécurité
• Organise et planifie les 60 commissions périodiques du territoire
• Prépare et rédige les PV de la commission
• Prépare les arrêtés et transmissions aux différents acteurs (sdis, préfecture, etc …)
• Suivi et relance par courrier de notification avec les délais de lever des travaux à effectuer dans le cas d’un avis défavorable
• Gestion administrative dans l’instruction des dossiers AT pour les évènementiels

PLAN COMMUNAL DE SAUVEGARDE ET PLAN INTERCOMMUNALE
Assure le rôle d’assistante technique auprès de la mission ERP sécurité
• Participe à l’organisation du PCS/PICS
• Assure la mise à jour régulière des données
• Organise les exercices
• Forme les acteurs au fur et à mesure des mobilités sur le logiciel Numerisk
• Intègre le groupe d’acteurs sur la gestion des cellules de crises, astreinte à assurer

Profils recherchés

Pour les commissions de sécurités PCS et PICS

• Capacité à travailler en transversalité, esprit d’équipe,
• Faire preuve de synthèse et de rigueur documentaires
• Être à l’aise en communication orale et écrite
• Connaître le logiciel Numerisk
• Connaître les procédures l’organisation des commissions de sécurité
• Connaître la démarche globale de la démarche de gestion de projet
• Aptitudes à réaliser des tableaux de bord, indicateurs
• Organiser et planifier le travail
COMPÉTENCES ET QUALITÉS PROFESSIONNELLES

• Sens de l’accueil
• Filtrer les appels téléphoniques
• Être en capacité de renseigner les usagers, les principaux interlocuteurs internes et externes
• Capacité à hiérarchiser les informations et repérer les priorités
• Capacité d’analyse et de synthèse
• Clarté et aptitude à mettre en œuvre une démarche d’amélioration continue dans le cadre des missions exercées
• Capacité à prendre des initiatives
• Capacité à rendre compte de son activité de manière spontanée et synthétique
• Capacité à s'adapter aux changements, à faire face à des situations d'urgence
• Être rigoureux vis-à-vis de l’ensemble des documents à classer, imprimer et enregistrer
• Bonne connaissance de l’organisation générale et du fonctionnement des services et des institutions
• Bonne connaissance générale des techniques de gestion administrative et de secrétariat
• Connaissance du domaine bâtiments et de l’environnement global
• Très bonnes capacités rédactionnelles et d’expression orale
• Maitrise des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook, Powerpoint, Civil Finances, Air délib, GRC, Ged, Gecco, Marchés sécurisés)
• Utilisation des modes de communication (téléphone, messagerie, agenda électroniques…)
• Méthode de classement et d’archivage
• Techniques de prise de notes et de numérisation

COMPÉTENCES ET QUALITÉS PERSONNELLES

• Discrétion, sens de la confidentialité.
• Très bon sens relationnel.
• Respecter le devoir de réserve.
• Sens de l'organisation et rigueur.
• Autonomie et capacité de travail.
• Efficience et prise d'initiative.
• Force de propositions.