Assistant administratif chargé d'accueil, de gestion administrative et technique du bâtiment (h/f)

Détails de l'offre

Famille de métiers

Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives

Grade(s) recherché(s)

Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe

Métier(s)

Ouvert aux contractuels

Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ( Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique )
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.

Temps de travail

Temps complet

Management

Non

Descriptif de l'emploi

L’équipe de Silver innov est constituée de 5 personnes, qui ont en charge la gestion de bâtiment, l’animation et l’accompagnement des entreprises. Ainsi, le /la assistant(e) administratif(ive) travaillera aussi en transversalité avec les autres membres de l’équipe.

Le pôle accueil /administratif /technique est organisé en binôme étroit entre les deux personnes, qui ont des profils / compétences complémentaires et qui alternent sur deux postes de travail :
- poste installé à la borne d’accueil situé dans le hall du bâtiment,
- poste installé dans un bureau partagé.

Missions / conditions d'exercice

Accueil physique et téléphonique
- Accueil et orientation des visiteurs, prestataires et livreurs,
- Prise et retransmission de messages téléphoniques,
- Gestion et distribution du courrier arrivé (postal et électronique), des recommandés, colis postaux et livraisons,
- Gestion de l’ouverture et de la fermeture de l’accueil, avec mise sous alarme,

Gestion administrative / Participation au fonctionnement de la structure, en binôme avec la deuxième chargée d’accueil et assistante administrative
- Rédaction et suivi de certains actes administratifs de Silver innov’ (courriers, convention d’hébergements des sociétés, convention de domiciliation, devis et convention de locations d’espaces, …)
- Suivi des marchés publics de Silver innov’ en lien avec le service Marchés de l’EPT Grand-Orly Seine Bièvre (assistance à la rédaction des parties concernant Silver innov’, ...)
- Gestion de l’installation et du départ des entreprises hébergées : gestion administrative des conventions, gestion des badges d’accès, état des lieux,
- Participation active à la communication de Silver innov : réseaux sociaux, site internet, réalisation de support de communication voire de petites vidéos,…( selon appétence)
- Participation au développement de l’offre évènementielle,
- Gestion des plannings de réservation des différents espaces (prise de réservation de salle de réunion, installation du matériel, …)
- Participation à la mise en place des événements organisés par Silver innov’
- Suivi logistique des manifestations organisées sur site,

Gestion technique du site / Participation au fonctionnement de la structure, en binôme avec la deuxième agente administrative

- Mise en place de matériel (téléphone, switch) lors de l’installation de sociétés et configuration simple,
- Suivi des contrats de prestataires (entretien et fonctionnement du bâtiment), ainsi que de leur bonne exécution
- Intervention de premier niveau en cas d’urgence et gestion des prestataires en cas de dysfonctionnement d’un équipement,
- Identification de prestataires potentiels si besoin, et analyse comparative de devis

Profils recherchés

- Compétences nécessaires
o Maitrise des outils informatiques et bureautiques,
o Maitrise des techniques de communication et d’accueil du public :
 Savoir s’adapter à son interlocuteur
 Aisance d’élocution face à un public varié
o Connaissances sur le fonctionnement et les missions d’une collectivité territoriale,
o Savoir travailler en équipe
o Savoir faire preuve d’initiative, d’organisation et d’autonomie,
o Savoir s’adapter aux nécessités de services et aux manifestations