Adjoint Administratif

STATUT DE L'AGENT
Catégorie : C

CONTEXTE DU POSTE
Situation géographique : Centre hospitalier La Valette 23320 SAINT VAURY
Composition de l'équipe :
- 5 adjoints administratifs
- 1 adjoint des cadres hospitalier, responsable

DEFINITON DU POSTE dans son champ de compétences
(La fiche de poste doit être lue avec la fiche métier)
Mission principale :
- Accueil téléphonique et physique
Missions découlant de la mission principale :
- Orienter les personnes vers les différents services
- S'organiser pour concilier standard, accueil et activités administratives (gérer les priorités, les visiteurs et les demandes internes
- Veiller à l'application stricte des règles d'identitovigilance définies dans l'établissement

DESCRIPTION DES ACTIVITES (liste non exhaustive)
- Reçoit les appels téléphoniques et transmet l'appel au service concerné
- S'annoncer clairement ; - mettre en attente et faire patienter ; - revenir en ligne ; - orienter ; - assurer la fluidité nécessaire ; - gérer plusieurs appels simultanés

- Accueillir les visiteurs
- donner une première bonne impression
- détecter le « type » de visiteur reçu, tenir compte de son comportement
- savoir l'informer, l'orienter, le faire patienter, gérer les mécontents, pressés, agressifs

- Gérer ses outils d'information
- s'informer et s'organiser (carnet d'adresse, connaissance de l'hôpital, la terminologie, les services)
- organisation du travail (fichiers, annuaire)

- Gestion des clés en dépôt au standard, des téléphones mobiles

- Tâches Administratives :
- Création d'identité lors d'une admission en respectant les règles d'identitovigilance en application dans l'établissement
- Gestion des dépôts au coffre
- Gestion de la transmission des informations/saisines dans le cadre des isolements /contentions
- En dehors des horaires d'ouverture du bureau gestion des patients :
* Réaliser partiellement les admissions
* Vérifier la conformité des documents dans le cas d'hospitalisation en soins sans consentement et transmettre les informations et documents aux autorités compétentes en dehors des horaires d'ouverture du bureau gestion des patients.
- Gestion de certains mouvements de patient : hôpitaux de jour en semaine et intra soir et week-end.
- Réalisation des décisions du Directeur en cas d'hospitalisation en Soins Sans Consentement aux horaires de fermeture du BDE en semaine et le week-end

- Gestions Diverses :
- Des barrières
- Appel des personnes de garde et ambulance
- Alarmes (sécurité incendie, PTI, .),
- Mise à jour tous les vendredis sur le Répertoire Opérationnel des Ressources de la disponibilité des lits de la chambre mortuaire
- Gestion de la réservation des véhicules

RESPONSABILITE ET SPHERE D'AUTONOMIE
Relations hiérarchiques et fonctionnelles :
Liens hiérarchiques :
- Le Directeur
- Le Directeur des admissions et de la relation avec les usagers
- Le Responsable du Bureau des admissions
- Le Responsable du Standard

Liens fonctionnels :
- Tout interlocuteur extérieur à l'établissement (Patients, familles, hôpitaux, )
- Le Bureau de la Gestion des patients
- Equipes médicale et paramédicale
- Les différents services de l'établissement

- Responsabilité du poste :
- Rigueur dans les tâches accomplies, sur les diverses informations données aux patients ainsi qu'aux divers interlocuteurs.

CONDITIONS MATERIELLES
Lieu de travail : Centre hospitalier La Valette 23320 SAINT VAURY
Durée de travail : 35h Service ouvert 7jours/7 et 24h/24
Horaires de travail :
- En semaine : 7H00 / 14H03 - 14H00 / 21H03 - 21H00 / 7H03
- Les week-end et jours fériés : 7H00 / 19H03 19H00 / 7H03

EXIGENCES DU POSTE
Diplômes et connaissances (générales et techniques) :
- Connaissance des outils bureautiques : traitement texte, tableur, boite mail
- Expérience en milieu hospitalier ou médico-social appréciée

Compétences :
Savoir-faire :
- Accueillir et orienter des personnes, des groupes, des publics
- Gérer ses émotions, son stress
- Identifier/analyser des situations d'urgence et définir des actions
- Identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel
- Reformuler une demande (d'information, de renseignement, etc.), en résumer les points clés et synthétiser les informations relevant de son domaine d'activité professionnelle
- S'exprimer en face-à-face auprès d'une ou plusieurs personnes

Aptitudes et qualités personnelles :
- Capacité à rendre compte
- Sens de l'accueil
- Réactivité, prise de décisions
- Capacité à travailler seul tout en ayant un véritable esprit d'équipe
- Disponibilité
- Loyauté

Contraintes et difficultés particulières du poste :
- Travailler seul(e)
- Faire face aux mécontents et aux appels de détresse
- Rythme de travail : roulement jour/nuit