Assistant(e) administratif(ve) (h/f)

Détails de l'offre

Famille de métiers

Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives

Grade(s) recherché(s)

Adjoint adm. principal de 2ème classe

Métier(s)

Ouvert aux contractuels

Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ( Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique )
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.

Temps de travail

Temps complet

Descriptif de l'emploi

Sous l’autorité de la responsable de service, l’assistant.e administratif.ve assure les missions de secrétariat et d’appui administratif au sein du Service Animation Économique Territoriale et Dynamisation des Centres-Villes.

Temps complet : 35 heures
- Recrutement par voie statutaire (mutation, détachement, inscription sur liste d'aptitude) ou contractuel (article L332-8 du code général de la fonction publique).

Missions / conditions d'exercice

Activités principales:
- Accueillir, informer, orienter les usagers, professionnels et partenaires (physique / téléphonique),
- Enregistrer et diffuser les courriers,
- Classer et archiver des documents,
- Rédiger des notes, courriers, conventions, contrats, comptes rendus, …,
- Organiser l’agenda et les plannings, préparation des dossiers,
- Assurer le lien avec les autres Directions/Services de la Commune,
- Mettre à jour les tableaux de bord de suivi.

Activités spécifiques:
* Suivi des ADS Taxi
- Assurer la gestion et le suivi administratif des ADS Taxi,
- Mettre à jour les ADS sur l’outil de référence du secteur Taxi MesADS.beta.gouv.fr.

Profils recherchés

Formations et qualifications obligatoires:
- Compétences bureautiques et logicielles (Libre Office, logiciels et applications spécifiques à la Collectivité).

Savoir:
- Connaître le fonctionnement et les missions de la collectivité,
- Connaître les procédures administratives,
- Connaître les formes de la charte graphique des documents administratifs,
- Maîtriser l’orthographe et la grammaire,
- Connaître le territoire communal,
- Connaître et maîtriser la réglementation relative à l’activité taxis.

Savoir-faire:
- Vérifier la validité des pièces administratives nécessaires à l’instruction,
- Prendre des notes et mettre en forme,
- Recevoir, filtrer et réorienter les courriers électroniques,
- Savoir orienter les demandeurs,
- Maîtriser les logiciels informatiques (Libre office),
- Rechercher des informations, notamment réglementaires,
- Vérifier la validité des informations traitées,
- Tenir à jour les documents ou les déclarations imposées par les dispositions légales et réglementaires,
- Rédiger des comptes-rendus de réunion.

Savoir-être:
- Diplomatie/Capacité d’écoute,
- Techniques de communication et médiation,
- Rigueur et organisation,
- Sens du travail en équipe,
- Respect des collègues, de la hiérarchie et du cadre réglementaire,
- Discrétion / confidentialité,
- Disponibilité,
- Ponctualité,
- Respect d’une éthique professionnelle, personnelle et sens du service public.