Adjoint administratif à la réception

Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative
Affaires administratives

Grade(s) recherché(s)
Rédacteur

Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
( Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique )

Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.

Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
Assurer l’accueil, le secrétariat courant, le suivi et l’accompagnement administratif des activités du secrétariat des élus.
Contribuer à la bonne circulation de l’information, à l’organisation des rendez-vous et des réunions ainsi qu’au traitement des sollicitations adressées au Maire et aux élus.
Exercer ses missions dans le respect des obligations de discrétion, de confidentialité, de neutralité et de continuité du service public.
Temps complet : 35 heures - Recrutement par voie statutaire (mutation, détachement, inscription sur liste d'aptitude) ou
contractuel (article L332-8 du code général de la fonction publique) Missions / conditions d'exercice
1. Assurer l’accueil physique et téléphonique

• Accueillir, renseigner et orienter les visiteurs, les administrés et les partenaires institutionnels ;
• Assurer l’interface téléphonique et courriel avec les usagers/Services/Partenaires extérieurs institutionnels ou privés et identifier leur degré d’urgence ;

2. Assurer le secrétariat administratif des élus

• Réceptionner, enregistrer, trier et transmettre les courriers et courriels ;
• Rédiger et mettre en forme des courriers, notes, invitations, convocations, comptes rendus et messages institutionnels ;
• Rédiger et mettre en forme des documents
• Constituer, mettre à jour et archiver les dossiers administratifs ;
• Gérer les parapheurs entrants et sortants, à la signature du Maire et des élus
• Veiller au respect des circuits de validation et des délais de traitement.

3. Participer à la gestion de l’agenda et des rendez-vous

• Gérer les demandes de rendez-vous adressées au Maire ;
• Recueillir les informations nécessaires à l’instruction des demandes ;
• Programmer les rendez-vous et transmettre les confirmations ;
• Informer les participants de toute modification ou annulation ;

4. Contribuer à l’organisation des réunions et des manifestations

• Participer à l’organisation matérielle des réunions, cérémonies, réceptions et déplacements officiels ;
• Préparer et transmettre les convocations et invitations ; confirmer les présences du Maire et des élus…
• Réserver les salles, et les moyens matériels nécessaires ;
• Assurer, selon les besoins, l’accueil des participants et le suivi administratif de la manifestation.

5. Assurer le suivi des sollicitations

• Mettre à jour les tableaux de suivi, tableaux partagés, agendas partagés et effectuer les relances nécessaires ;
• Informer les demandeurs de l’avancement de leur dossier, dans le respect des consignes données ;
• Signaler les demandes sensibles, urgentes ou présentant un caractère confidentiel.
• Relayer les demandes et sollicitations du Maire auprès des élus/Services/Partenaires concernés

6. Participer au fonctionnement quotidien du Cabinet

• Tenir à jour les répertoires, fichiers de contacts, tableaux de bord et outils de suivi ;
• Assurer la continuité du secrétariat en lien avec les autres agents du service ;
• Apporter un soutien administratif ponctuel aux élus

Activités spécifiques
• Participer à l’organisation d’évènements ayant un caractère exceptionnel, (Séminaires…) Profils recherchés
Savoir

• Connaissance du fonctionnement général d’une collectivité territoriale ;
• Connaissance de l’environnement institutionnel d’une mairie ;
• Maîtrise des règles de correspondance administrative ;
• Bonne connaissance des techniques de secrétariat ;
• Connaissance des règles relatives à la confidentialité, à la discrétion professionnelle et à la protection des données.

Savoir-faire

• Maîtriser les outils bureautiques et numériques : traitement de texte, tableur, messagerie électronique et agenda partagé ;
• Rédiger des courriers et des messages dans un style clair, professionnel et adapté à l’interlocuteur ;
• Identifier le degré d’urgence d’une demande ;
• Accueillir et orienter différents publics avec courtoisie ;
• Respecter les procédures et les circuits de validation ;
• Rendre compte à la hiérarchie.

Savoir-être

• Sens du service public ;
• Discrétion et respect absolu de la confidentialité ;
• Qualités relationnelles et sens de l’accueil ;
• Diplomatie, courtoisie et maîtrise de soi ;
• Rigueur, méthode et sens de l’organisation ;
• Réactivité et capacité d’adaptation ;
• Disponibilité et esprit d’équipe ;