Agent d'accueil Hôtel de ville (h/f)

Détails de l'offre

Famille de métiers

Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives

Grade(s) recherché(s)

Adjoint administratif

Métier(s)

Ouvert aux contractuels

Oui ( Art. L332-13 du code général de la fonction publique )
Seul un contractuel peut être recruté sur ce poste car il s'agit d'un remplacement d'un agent. Le contrat proposé est à durée déterminée, dans la limité de la durée d'absence de l'agent remplacé.

Temps de travail

Temps complet

Télétravail

Non

Management

Non

Experience souhaitée

Confirmé

Descriptif de l'emploi

L’agent sera placé(e) sous l’autorité de de la Directrice de l’Administration Générale et des Affaires Réglementaires :

Missions / conditions d'exercice

Activités principales liées à l’accueil

• Réception des appels téléphoniques,
• Accueil physique et renseignement du public,
• Orientation du public vers les services ou organismes compétents,
• Réception des plis d’huissier et remise aux intéressés,
• Réception des colis et remise aux intéressés,
• Assurer la gestion des clefs de l’hôtel de Ville et des bâtiments environnants (locaux mis à la disposition des associations).
• Gestion des salles de l’Hôtel de Ville (salle Séguier, salle des Mariages et salle du Conseil Municipal),
• Gestion des rendez-vous des avocats conseils, défenseurs des droits, (Point justice-Ville),

Activités spécifiques liées au courrier et aux réservations de l’espacer Toffoli
• Gestion des réservations de la salle Toffoli,
• Enregistrement du courrier sur le logiciel Elise,
• Participation à la gestion du courrier entrant et à l’affranchissement,

Profils recherchés

Accueil physique et téléphonique du public
• Accueillir le public avec amabilité,
• Prendre des messages et les restituer rapidement et de manière fidèle mais concise,
• S'exprimer clairement, encourager les administrés à s’exprimer et reformuler les demandes,
• Recevoir, filtrer et orienter dans le cadre de l’accueil physique et téléphonique,
• Traduire le vocabulaire professionnel en langage clair et compréhensible par tous,
• Gérer les situations de stress et réguler les tensions,
• Réagir avec pertinence aux situations d'urgence, tout en respectant les limites de son poste,
• Conserver neutralité et objectivité face aux situations,
• S'adapter aux publics de cultures différentes,
• Adapter son intervention aux différents publics,
• Gérer un système de mesure de la fréquentation, le cas échéant,
• Réguler l'entrée des visiteurs et groupes et surveiller les accès,
• Faire respecter et faire appliquer les règles et consignes de sécurité liées à un équipement, un matériel, un lieu, une activité.

Renseignement et orientation du public
• Identifier et gérer la demande et son degré d'urgence, tout en respectant les limites de son poste,
• Présenter des documents d'information et de communication,
• Gérer un planning de réservation,
• Orienter vers les personnes et services compétents,
• Renseigner sur l'organisation et le fonctionnement de la collectivité,
• Orienter les personnes ayant besoin d’aide pour la rédaction des documents administratifs vers un service municipal ou un intervenant extérieur compétent.

Gestion et affichage d'informations
• Diffuser des informations ou des documents institutionnels par voie d'affichage ou au sein des services,
• Rechercher, sélectionner, synthétiser et diffuser des informations,
• Savoirs socio-professionnels,
• Techniques d'accueil, règles de communication,
• Organisation et activités des services,
• Fonctionnement du standard téléphonique, des annuaires, d'Internet,
• Techniques de régulation,
• Techniques de communication téléphonique,
• Caractéristiques des publics,
• Règlements intérieurs,
• Techniques et outils de communication,
• Notions en langues étrangères ou être en capacité de faire appel à des collègues maîtrisant ces langues,
• Techniques de médiation et négociation,
• Techniques de secrétariat (utilisation d’un logiciel de traitement de texte et d’une boite de messagerie électronique.),
• Techniques de capitalisation et de classement de documents,
• Techniques de recherche d'information.

Savoirs généraux
• Organisation et organigramme de la collectivité,
• Organismes extérieurs en relation avec la collectivité,
• Directives et procédures d'instruction des dossiers,
• Procédures de transmission des demandes,
• Droits et obligations des usagers.
•
PROFIL

• Diplôme ou niveau requis : Niveau IV/Vde l’enseignement général ou technique
• Disponibilité et sens du service public,
• Amabilité, être à l’écoute,
• Qualités relationnelles,
• Rigoureux, méthodique,
• Structuré, organisé,
• Dynamique.